Wpis do rejestru i certyfikaty
W pierwszej kolejności należy zbadać, czy agencja posiada stosowny certyfikat potwierdzający wpis do rejestru, uprawniający do świadczenia poszczególnych usług. Jest on potwierdzeniem terminowo opłacanych składek ZUS i podatków, niekaralności, braku ogłoszenia upadłości. Aby sprawdzić, czy dany pośrednik jest wpisany do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, wystarczy skorzystać ze strony www.kraz.praca.gov.pl i odszukać agencję. Rejestr prowadzony jest przez Marszałków Wojewódzkich i jest jawny.
Terminowe płacenie składek
Potwierdzeniem legalności działania agencji jest terminowe opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych, a także niezaleganie w opłacaniu podatków. Warto zweryfikować aktualne informacje w tym przedmiocie, nawet jeśli agencja posiada ww. certyfikat. Można poprosić agencję o przesłanie zaświadczenia o niezaleganiu ZUS i w zakresie podatków. Weryfikacja tych danych wiele nam powie o rzetelności i legalności danego pośrednika, którego działalność opiera się w znacznej mierze na bieżących rozliczeniach pracowników.
Aktualna dokumentacja i procedury
Mając na uwadze ostatnie zmiany legislacyjne w zakresie przetwarzania danych osobowych agencja powinna, przy zawieraniu umowy, zaproponować zawarcie umowy o powierzeniu przetwarzania danych, gdyż jest to sygnał, że agencja taka wdrożyła wytyczne rozporządzenia RODO. Ponadto możemy wcześniej sprawdzić, jak dany pośrednik komunikuje kwestie związane z ochraną danych osobowych, ich pozyskiwaniem i przetwarzaniem, na stronie internetowej firmy. Powinien znajdować się tam dostęp do Polityki Prywatności, stosowne zgody i klauzule w miejscu, które wymaga wpisania danych (np. formularz kontaktowy).
OC z tytułu prowadzenia działalności
Ważne jest, czy agencja posiada umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności, czy jest w stanie przedstawić polisę ubezpieczeniową. Istotne są też dodatkowe klauzule rozszerzające podstawową ochronę OC. Warto, aby zakres takiego ubezpieczenia uzupełniony był o szkody powstałe z wypadków przy pracy, szkody w mieniu oraz podczas prac specyficznych dla obsługiwanej branży, a także szkody wyrządzone wskutek rażącego niedbalstwa. Dzięki temu można liczyć na to, że ubezpieczyciel pokryje roszczenia, a nawet ewentualne koszty postępowania sądowego.
Odpowiedzialna agencja pośrednictwa pracy, czy agencja pracy tymczasowej zaprezentuje na żądanie klienta dokumenty i i informacje potwierdzające legalność prowadzonej działalności oraz stosowanie odpowiednich procedur. Zachowanie transparentności jest potwierdzeniem wiarygodności biznesowej.niezbędnej do nawiązania bezpiecznej współpracy.
