Rezydencja podatkowa i praca przez agencję: kiedy obietnica wyższej stawki netto kryje ryzyko

Wyobraźmy sobie, że rekruter proponuje pracę w Polsce na podstawie umowy zlecenia i obiecuje 34 złote za godzinę "na rękę" zamiast 28. W tym celu prosi o przyniesienie ukraińskiego certyfikatu rezydencji podatkowej lub podpisanie oświadczenia, że nie jest się rezydentem podatkowym Polski. Czy może to być legalne? Tak, w bardzo ograniczonych okolicznościach. Czy za tą samą propozycją może kryć się nieprawidłowe pobieranie podatku i schemat agencji? Również tak i bardzo często. Różnica zależy od rzeczywistej sytuacji danej osoby, rodzaju umowy i dokumentów - a nie od obietnicy rekrutera. Co zatem trzeba rozumieć, żeby nie wpaść w pułapkę nieuczciwej agencji pracy?

Co to jest rezydencja podatkowa

Rezydencja podatkowa pomaga ustalić, które państwo ma prawo opodatkowywać dochody danej osoby i na jakich zasadach. Nie jest to obywatelstwo ani zwykły adres zameldowania. Zgodnie z polskim prawem osoba jest rezydentem podatkowym Polski, jeśli ma tu centrum interesów osobistych lub ekonomicznych albo przebywa w Polsce ponad 183 dni w roku podatkowym. Wystarczy spełnienie jednego z tych warunków.

Dlatego "pierwsze 180 dni bez polskich podatków" to błędna zasada. Centrum interesów może przenieść się do Polski wcześniej. Wskazywać na to mogą: wynajem mieszkania, przeprowadzka rodziny, nauka dziecka w polskiej szkole, stała praca i inne okoliczności. Sam wynajem lub sama szkoła nie dowodzą jeszcze zmiany rezydencji - ocenia się całościowy obraz sytuacji. Jeśli zarówno Polska, jak i Ukraina uważają daną osobę za swojego rezydenta na podstawie przepisów wewnętrznych, stosuje się zasady polsko-ukraińskiej konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania. Polskie Ministerstwo Finansów wyjaśnia te kryteria.

Certyfikat rezydencji Ukrainy to zaświadczenie ukraińskiego organu podatkowego o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych. Może być potrzebny w celu zastosowania konwencji. Nie jest to jednak zezwolenie na "niepłacenie podatków przez 180 dni" ani gwarancja, że okoliczności nie zmieniły się po jego wydaniu. Własne oświadczenie pracownika o nierezydencji nie zastępuje oficjalnego certyfikatu. Sposób uzyskania ukraińskiego zaświadczenia wyjaśnia Państwowa Służba Podatkowa Ukrainy.

Kiedy polskiego PIT rzeczywiście może nie być pobieranego

Zacznij od sprawdzenia, jaki masz rodzaj umowy. Przy umowie o pracę - pracowniczym stosunku zatrudnienia z polskim pracodawcą - od wynagrodzenia za pracę w Polsce pobierany jest polski podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Ukraiński certyfikat i pobyt poniżej 183 dni same w sobie tego nie znoszą.

Przy umowie zlecenia - cywilnoprawnej umowie o świadczenie usług z polską firmą - sytuacja jest inna. W wyjaśnieniu polskiego Ministerstwa Finansów dotyczącym dochodów za 2025 rok dla obywateli Ukrainy przytoczono następujący przypadek: osoba jest rzeczywiście rezydentem Ukrainy, dostarczyła autentyczny certyfikat i nie posiada w Polsce stałej placówki, przez którą prowadzi działalność na podstawie tej umowy. W takiej sytuacji dochód z tej umowy jest opodatkowany wyłącznie na Ukrainie, a polska firma nie pobiera PIT i wystawia informację IFT-1R. Jest to sytuacja zgodna z prawem, jednak kwestię opodatkowania tego dochodu na Ukrainie rozstrzyga się według ukraińskich przepisów.

Jeśli ukraińskiego certyfikatu nie ma, samo oświadczenie "jestem nierezydentem" nie wystarcza, by agencja wyzerowała polski PIT. W opisanej przez Ministerstwo Finansów sytuacji z umową zlecenia, gdy osoba pozostaje nierezydentem, przed przekroczeniem 183 dni polska agencja pracy powinna pobierać 20% podatek na zasadach dla nierezydentów; po przekroczeniu tego okresu sposób pobierania podatku ulega zmianie. Jeśli certyfikat istnieje, ale osoba posiada w Polsce stałą placówkę, stosuje się inne zasady. Każdy przypadek należy oceniać według rzeczywistych okoliczności.

Osobno istnieją składki ZUS - na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Ukraiński certyfikat rezydencji podatkowej sam w sobie nie znosi obowiązkowych składek, jeżeli przy konkretnej umowie są one należne. Zasady ubezpieczenia zależą od rodzaju umowy i innych okoliczności.

Na czym może polegać schemat agencji

Wyobraźmy sobie, że osoba przyjechała do Polski i planuje pracę z agencją na umowie zlecenia. Agencja składa jej "atrakcyjną" na pierwszy rzut oka propozycję: "Chcesz zarabiać więcej na rękę (np. 34 zł za godzinę zamiast 28)? Zdobądź ukraiński certyfikat rezydencji podatkowej". Osoba chętnie to robi - tym bardziej, że można to zrobić nawet przez internet - i zaczyna pracę. Na początku podstawy do niepobierania polskiego PIT rzeczywiście mogą istnieć. Po kilku miesiącach jednak sprowadza rodzinę, zapisała dziecko do szkoły i w istocie koncentruje swoje życie w Polsce. To powód, by ponownie sprawdzić rezydencję, nawet jeśli 183 dni jeszcze nie minęły. Agencja jednak - mimo znanych jej zmian - kontynuuje stosowanie zerowego polskiego PIT. Mija 183 dni - agencja nadal nie odprowadza podatku za tę osobę na terytorium Polski.

Gorszy scenariusz to fałszywe ukraińskie zaświadczenie. Na przykład osobie obiecuje się wysoką stawkę i proponuje dokument, którego ukraiński organ podatkowy w rzeczywistości nie wydał. Osoba się zgadza - bo pieniądze są potrzebne. Jeśli agencja posługuje się sfałszowanym dokumentem, by bezpodstawnie nie pobierać polskiego PIT, to wykracza już poza kwestię naruszeń podatkowych. Sfałszowanie dokumentu i świadome posługiwanie się nim jako autentycznym może wyczerpywać znamiona art. 270 polskiego Kodeksu karnego. Niestety - na rynku z tak bezczelnego schematu korzystają niekiedy nawet duże agencje. Duży rozmiar agencji, jej znana nazwa ani wpis do rejestru nie czynią takiego dokumentu ważnym.

Jeszcze jeden możliwy wariant: do manipulacji zaświadczeniami o rezydencji dochodzi naruszenie podatkowe polegające na wypłacie części wynagrodzenia na polskie konto, a części na ukraińskie, przy czym ta druga wypłata nie jest wykazywana w dokumentach. Problem tkwi tu w ukrytej płatności: jeśli jest to wynagrodzenie za tę samą pracę, nie można go po prostu wykreślić z ewidencji podatkowej i ubezpieczeniowej. W ten sposób agencja może próbować zmniejszyć zarówno PIT, jak i należne składki ZUS - w tym tę część składek, którą przy danej umowie finansuje sama.

Na jakie ryzyko naraża się pracownik

Błąd w poborze PIT nie oznacza, że dług podatkowy automatycznie przechodzi na pracownika. Co do zasady, za podatek, który agencja jako płatnik (płatnik) powinna była pobrać, ale tego nie zrobiła, odpowiada agencja. Jeśli podatek nie został pobrany z winy samego pracownika - na przykład w wyniku świadomie podanych przez niego nieprawdziwych danych, a takim jest fałszywe zaświadczenie - organ podatkowy może nałożyć odpowiedzialność karną również na pracownika.

Myślę, że zbędne jest wyjaśnianie, iż przy wszelkich podobnych manipulacjach z rezydencją podatkową i niedopłatami PIT - nie ma sensu liczyć na uzyskanie karty pobytu.

Dlatego przed podpisaniem umowy poproś na piśmie o wskazanie rodzaju umowy, stawki brutto, wyliczenia netto, pobranego PIT i składek ZUS. Zachowaj swoją kopię certyfikatu rezydencji podatkowej (jeśli go masz) i nie podpisuj oświadczeń o faktach niezgodnych z Twoją rzeczywistą sytuacją. Jeśli okoliczności przeprowadzki uległy zmianie, poinformuj o tym agencję na piśmie i sprawdź sposób opodatkowania. Zachowaj szczególną ostrożność, gdy obiecuje się Ci "zerowy podatek", nie pozwala sprawdzić pochodzenia zaświadczenia lub nie wykazuje w dokumentach całości wynagrodzenia.

Chcesz pracować bez ukrytych warunków, problemów z ubezpieczeniem i niejasnych schematów zatrudnienia? W Gremi Personal warunki pracy, umowa i rejestracja w ubezpieczeniu są znane jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

Jesteśmy za uczciwym rynkiem agencji pracy w Polsce!

Oferty pracy w całej Polsce i Europie. Aby znaleźć ofertę pracy, zadzwoń: +380 50 334 93 51, +48 525 275 003.