Дистанційна робота та гібридна робота – норми й організація у 2026 році

Модель роботи поза офісом остаточно закріпилася в реаліях польських компаній одразу після епідемії COVID-19. Проте навколо неї виникло чимало непорозумінь – особливо щодо того, чим дистанційна робота відрізняється від гібридної та які обов'язки лягають на роботодавця. Дистанційну роботу Кодекс праці регулює з 2023 року, а 2026 рік не приносить тут по суті жодної революції, а лише впорядковує те, що вже діє. Пояснюємо, який вигляд має правовий стан і як розумно організувати регламент дистанційної роботи.

Дистанційна робота – норми стисло

Правила виконання роботи поза місцезнаходженням компанії визначені законодавчо й обов'язкові для кожного роботодавця. Згідно з тлумаченням, дистанційна робота – це робота, що виконується повністю або частково в місці, вказаному працівником і щоразу узгодженому з роботодавцем, з використанням засобів дистанційної комунікації.

Як діє дистанційна робота насправді? Норми впорядковують це питання в кількох режимах, а саме:

• повна дистанційна робота – працівник виконує всі обов'язки поза офісом;

• часткова дистанційна робота – частина днів дистанційно, частина стаціонарно; це саме те, що в народі називають гібридною моделлю;

• епізодична дистанційна робота – тимчасова, за заявою працівника, в обсязі до 24 днів на календарний рік;

• дистанційна робота за розпорядженням роботодавця – можлива у надзвичайних станах або коли форс-мажор тимчасово унеможливлює забезпечення умов охорони праці на підприємстві.

Гібридна робота – що це, власне, таке? Одне з найпопулярніших рішень у Польщі

Тут з'являється важливий нюанс. Багато роботодавців, а також працівників запитують, чим насправді в сучасних умовах є гібридна робота. Отож формально поняття гібридної роботи в Кодексі праці зовсім не існує. Це просто дистанційна робота, що виконується частково: кілька днів на тиждень удома, решта – в офісі.

Дистанційна робота та гібридна робота – відмінності на практиці

Якщо юридично це той самий ґрунт, то де насправді криються справжні, помітні й вимірні розбіжності? Відмінності, яких на диво чимало, стосуються переважно організації та того, як розподіляється час між домом і офісом.

[TABLE omitted]

Варто при цьому пам'ятати, що епізодична дистанційна робота – це ще щось інше, ніж гібрид: вона має чіткий ліміт 24 дні на рік, ініціює її виключно працівник, а роботодавець тоді не має обов'язку відшкодовувати витрати на електроенергію та інтернет.

Дистанційна робота – норми та обов'язки роботодавця

Незалежно від того, чи йдеться про повністю дистанційну роботу, чи про гібридну, роботодавець завжди має виконати конкретні обов'язки.

Потрібно забезпечити працівника знаряддями праці та покрити витрати на електроенергію й телекомунікаційні послуги – найчастіше у формі фіксованої (паушальної) виплати або еквіваленту. Важливо, що ці виплати не є доходом у розумінні закону про ПДФО, тож вони звільнені від податку та внесків.

До цього додається обов'язок підготувати оцінку професійного ризику та інформацію з охорони праці для робочого місця, впровадити процедури захисту персональних даних та – за потреби – провести відповідний інструктаж.

Роботодавець зберігає повне право контролювати виконання роботи, дотримання норм охорони праці та захисту інформації, але правила такого контролю мають бути узгоджені відносно завчасно. Сам контроль не може порушувати приватність працівника й членів його родини.

Належна організація – регламент дистанційної роботи

Основою добре впорядкованої моделі є регламент дистанційної роботи. Правила виконання дистанційної роботи визначаються в угоді, укладеній із заводською профспілковою організацією, а там, де профспілки не діють, – саме в регламенті дистанційної роботи, встановленому роботодавцем.

Добре складений регламент дистанційної роботи повинен охоплювати щонайменше:

• допустимі місця виконання роботи,

• правила повідомлення про дистанційні дні,

• питання обладнання,

• розмір фіксованих виплат,

• спосіб обліку робочого часу,

• правила контролю та захисту даних.

Винятком є епізодична дистанційна робота. У її випадку регламент дистанційної роботи не є обов'язковим, а опціональним, тому в багатьох компаніях її все одно описують у внутрішній інструкції задля збереження належного порядку.

Найбільше проблем із дистанційною чи гібридною роботою виникає не із самих норм, а з їх поверхового та неправильного впровадження – неточного регламенту, погано розрахованої фіксованої виплати чи браку чітких правил обліку, які становлять основу добре спроєктованих дій. Упорядкування цих елементів на старті є дуже важливим, оскільки дає змогу уникнути спорів і зберегти спокій у контексті проведених перевірок.