Podpis kwalifikowany elektroniczny i Profil Zaufany — jak je uzyskać i po co są potrzebne w Polsce

ePUAP, Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny. Dla Ukraińca, który niedawno przyjechał do Polski, pojęcia te mogą wydawać się skomplikowane i niezrozumiałe. W rzeczywistości wszystkie pojawiły się stosunkowo niedawno i związane są z cyfryzacją obiegu dokumentów w Polsce.

Korzystanie z tych narzędzi znacznie upraszcza procedury urzędowe, dlatego szczerze zachęcamy do wykorzystywania możliwości, jakie dają elektroniczne platformy i narzędzia. W tym artykule wyjaśnimy, czym są ePUAP, Profil Zaufany i Podpis kwalifikowany elektroniczny.

Jakie cyfrowe sposoby potwierdzenia tożsamości funkcjonują w Polsce?

Wspomniany ePUAP to Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. Jedną z usług oferowanych przez ePUAP jest wydanie Profilu Zaufanego. Ten elektroniczny identyfikator służy do potwierdzania tożsamości. Warto wiedzieć, że podczas rejestracji w ePUAP najpierw otrzymujesz zwykły profil, a dopiero po jego potwierdzeniu — Profil Zaufany.

PKE (Podpis kwalifikowany elektroniczny) to kwalifikowany podpis cyfrowy. Umożliwia on potwierdzanie dokumentów elektronicznych, przy czym podpis odręczny i podpis elektroniczny mają jednakową moc prawną. Dla osób fizycznych podpis ten wystawiają firmy posiadające akredytację państwową. Poniżej omówimy szczegółowo każde z tych narzędzi.

Jak uzyskać podpis elektroniczny w Polsce?

Podpis kwalifikowany elektroniczny można wyrobić zdalnie, przez internet. Mogą go uzyskać cudzoziemcy, nawet ci, którzy nie posiadają numeru PESEL. Usługę wystawiania podpisu cyfrowego świadczą polscy kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Listę tych firm można znaleźć w rejestrze kwalifikowanych dostawców Narodowego Centrum Certyfikacji.

Aby uzyskać PKE, należy: ■ wejść na stronę wybranej firmy, ■ zakupić wybrany certyfikat (procedura zakupu jest identyczna jak przy zakupach w sklepie internetowym); ■ wypełnić dane; ■ potwierdzić swoją tożsamość — stacjonarnie w punkcie partnerskim (zabierz ze sobą paszport lub inny dokument tożsamości) albo online, przechodząc weryfikację przez bankowość elektroniczną. Po weryfikacji podpis elektroniczny zostaje dostarczony pocztą (na pendrivie) i można z niego korzystać bez ograniczeń.

Ile kosztuje kwalifikowany podpis elektroniczny? Obecnie cena wynosi około 250 złotych, dostawa płatna osobno. Koszt zależy od wybranego limitu podpisów (od jednego do 100 000). Ważne: podpis elektroniczny jest wydawany na okres 1–2 lat, a następnie można go przedłużyć.

Warto też zaznaczyć, że podpis kwalifikowany elektroniczny wyrobiony w Polsce obowiązuje we wszystkich krajach UE. Łącznie w Unii Europejskiej takich podpisów udziela około dwustu firm.

Jak założyć Profil Zaufany w Polsce?

Ukraińcy, podobnie jak inni cudzoziemcy, mogą bezpłatnie założyć Profil Zaufany. Wyjątek stanowią dzieci poniżej 13. roku życia (od 13 lat profil można już założyć) oraz osoby ubezwłasnowolnione.

Do założenia profilu potrzebny jest PESEL — bez niego na portalu ePUAP można założyć jedynie zwykły profil. Jeśli jednak podczas uzupełniania danych konta ePUAP podasz numer PESEL, system automatycznie zaproponuje potwierdzenie Profilu Zaufanego jednym z poniższych sposobów.

1. Stacjonarnie w punkcie potwierdzającym.

Wystarczy zabrać paszport i udać się do najbliższego punktu. Punkt możesz wybrać na tej stronie. W menu wybierz Polskę (Polska), a następnie miasto. Nie trzeba wypełniać wszystkich pól — dzięki temu otrzymasz więcej wyników (więcej adresów w pobliżu) i możesz wybrać najdogodniejszą opcję.

2. Przez bankowość elektroniczną — według wielu najwygodniejszy sposób.

Wymagany jest elektroniczny rachunek bankowy. Lista banków może się zmieniać, aktualną można sprawdzić tutaj. Po kliknięciu ikony z logo banku system przekieruje Cię na jego stronę. Należy wpisać swoje dane — imię, hasło, numer rachunku lub umowy klienckiej oraz dane paszportowe. Zazwyczaj potwierdzenie Profilu Zaufanego przez bankowość elektroniczną zajmuje zaledwie kilka minut. W rzadkich przypadkach bank może wymagać osobistej obecności klienta i zaprosi Cię do oddziału.

3. Przez kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podczas potwierdzania wybierasz odpowiednią opcję w menu i wczytujesz PKE z posiadanego nośnika.

4. Przez wideorozmowę z urzędnikiem.

Składasz wniosek online i wybierasz opcję Wideospotkanie / Rozmowa z urzędnikiem. Wybierasz datę spotkania (nie możesz wybrać godziny) i pobierasz ze strony aplikację do wideorozmów. Gdy otrzymasz wiadomość z numerem wniosku — zachowaj go. Zadzwonią do Ciebie w wyznaczonym dniu, poproszą o podanie numeru wniosku, a następnie prześlą link do spotkania. Na wideorozmowę przygotuj dokument potwierdzający tożsamość — trzeba będzie go pokazać urzędnikowi.

Dane Profilu Zaufanego są przechowywane w chmurze zarządzanej przez państwo. Tym różni się on od podpisu elektronicznego — PKE przechowywany jest na pendrivie i sam odpowiadasz za jego bezpieczeństwo. Profil Zaufany zakładany jest na trzy lata, można go następnie przedłużyć o kolejne 3 lata.

Jakie usługi są dostępne z Profilem Zaufanym?

Po co zatem potrzebny jest Profil Zaufany? Czy można się bez niego obejść?

Profil Zaufany może być potrzebny w:

• ZUS — Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych;
• urzędzie skarbowym;
• USC (Urzęd Stanu Cywilnego);
• urzędzie gminy itp.

Profil Zaufany umożliwia osobom fizycznym:

• zalogowanie się na platformę usług ZUS;
• sprawdzenie składek opłacanych przez pracodawcę do ZUS;
• zalogowanie się na stronę urzędu skarbowego, śledzenie płatności podatkowych, ich przekazywanie oraz składanie deklaracji;
• złożenie wniosku o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ);
• sprawdzenie danych dotyczących zwolnień lekarskich i wypłat z nimi związanych;
• rejestrację w polskim urzędzie pracy;
• złożenie wniosku o miesięczne świadczenie rodzinne „Rodzina 500+";
• składanie wniosków o inne formy pomocy dla rodzin z dziećmi;
• rozwiązywanie kwestii związanych z emeryturą;
• rejestrację jako przedsiębiorca w Polsce;
• rejestrację i wyrejestrowanie pojazdu;
• sprawdzenie danych o mandatach i punktach karnych (dostępne dla kierowców posiadających polskie prawo jazdy);
• sprawdzenie i edytowanie danych PESEL;
• sprawdzenie i edytowanie danych meldunkowych;
• uzyskanie zaświadczenia o niekaralności;
• złożenie wniosku o odtworzenie utraconych dokumentów. Z Profilem Zaufanym możesz nie tylko zamawiać usługi w urzędach, ale także śledzić status złożonego wniosku.

Profil może zostać założony również dla firmy lub organizacji. Zazwyczaj zakłada go jedna z osób wchodzących w skład zarządu, uprawniona do jej reprezentowania. Profil organizacji umożliwia między innymi:

• śledzenie płatności podatkowych,
• złożenie sprawozdania finansowego,
• rozwiązywanie spraw z instytucjami społecznymi itp.

Będziemy nadal tworzyć dla Was przydatne artykuły i filmy o życiu i pracy w Polsce. Szukasz pracy? Zadzwoń pod numer +38 (050) 334-93-51 lub +48 525 275 003 lub +38 (050) 334-93-51 lub +48 525 275 003.