Karta pobytu dobiega końca - czy wiesz, że bez jednego dokumentu wniosek nawet nie zostanie przyjęty?

Terminy na przedłużenie karty pobytu mijają niezauważalnie. Polskie urzędy wojewódzkie sprawdzają każdy wniosek bardzo skrupulatnie, a brak nawet jednego dokumentu to już podstawa do odmowy lub wezwania do uzupełnienia. W tym artykule znajdziesz aktualny wykaz wymagań i instrukcję krok po kroku dotyczącą składania wniosku w 2026 roku.

Kiedy składać - i dlaczego nie warto czekać do ostatniej chwili

Wniosek o przedłużenie zezwolenia na pobyt należy złożyć do ostatniego legalnego dnia pobytu w Polsce. Jeśli przegapisz ten termin - status legalnego pobytu zostaje przerwany, a jego przywrócenie jest znacznie trudniejsze. Jest jednak jeszcze jeden powód, by nie zwlekać: jeśli Twój typ zezwolenia wymaga podpisu pracodawcy, ma on na odpowiedź 30 dni. Jeśli nie podpisze w terminie - nie będziesz mógł/mogła wysłać wniosku. Urząd do Spraw Cudzoziemców (UdSC) wprost ostrzega: nie zostawiaj składania wniosku na ostatnie dni.

Jak zmieniło się system w 2026 roku

Od 27 kwietnia 2026 roku wszystkie wnioski o przedłużenie lub uzyskanie zezwolenia na pobyt są składane wyłącznie online przez portal MOS (Moduł Obsługi Spraw). Wnioski papierowe, które wpłynęły do urzędu wojewódzkiego po 26 kwietnia, nie są rozpatrywane - niezależnie od daty nadania. Poprzednia wersja portalu MOS została wyłączona 17 kwietnia 2026 roku, a wszystkie konta i dane zostały usunięte. Jeśli posiadałeś/aś konto w starym systemie - już ono nie istnieje. Konieczna jest ponowna rejestracja.

Krok 1. Co przygotować jeszcze przed wejściem do systemu

Zanim zaloguje się do portalu MOS, upewnij się, że masz:

• aktywny numer PESEL - jest niezbędny do identyfikacji w systemie
• Profil Zaufany - polska platforma elektronicznej identyfikacji; bez niej podpisanie wniosku jest niemożliwe
• aktywną skrzynkę e-Doręczeń - na nią urząd będzie przesyłał wszystkie oficjalne powiadomienia i decyzje w sprawie

Ważne: sprawdź, czy numer Twojego paszportu zagranicznego w rejestrze PESEL zgadza się z aktualnym dokumentem. Jeśli paszport był zmieniany - dane w PESEL mogą być nieaktualne. W celu korekty należy zgłosić się do wydziału ewidencji ludności w miejscowej gminie. Bez tego system może nie odnaleźć Twojego wpisu.

Krok 2. Dokumenty do przesłania w MOS

Wszystkie dokumenty składa się w postaci cyfrowych kopii - skanów lub zdjęć. Papierowe oryginały nie są przyjmowane w systemie.

• skany wszystkich stron ważnego paszportu zagranicznego
• zdjęcie w formacie JPG - rozmiar 684x883 pikseli, plik do 2,5 MB; standardy takie same jak dla zdjęcia paszportowego
• potwierdzenie adresu zameldowania w Polsce (meldunek) - dokument wystawiony przez gminę
• potwierdzenie podstawy pobytu - zależnie od rodzaju zezwolenia
• potwierdzenie płatności - skan papierowego potwierdzenia lub elektroniczne potwierdzenie przelewu bankowego: 100 zł za
• wyrobienie karty plus opłata skarbowa zależna od rodzaju zezwolenia (340-600 zł)

Jakie dokumenty potwierdzają podstawę pobytu

Dokładny wykaz zależy od rodzaju zezwolenia. Dla osób pracujących legalnie:

• umowa o pracę lub umowa zlecenie
• zaświadczenie ZUS RCA z potwierdzeniem wysyłki - pracodawca wystawia bezpłatnie

Uwaga: jeśli Twój wniosek wymaga podpisu pracodawcy, w systemie MOS otrzyma on wiadomość z linkiem do podpisania. Link jest aktywny przez 30 dni. Jeśli pracodawca nie zdąży podpisać - nie będziesz mógł/mogła wysłać wniosku. Jeśli się uczysz lub masz inną podstawę pobytu - sprawdź wykaz dokumentów na stronie urzędu wojewódzkiego właściwego dla miejsca zamieszkania, ponieważ wymagania zależą od rodzaju zezwolenia.

Krok 3. Wypełnienie i podpisanie wniosku

W portalu MOS można przerwać wypełnianie i wrócić do zapisanego szkicu w ciągu 45 dni. Pozwala to na stopniową weryfikację danych. Po wysłaniu wniosku nie można go jednak edytować ani wycofać - system nie przewiduje takiej możliwości. Po wypełnieniu wniosek jest podpisywany przez Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po wysłaniu system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) - oficjalne potwierdzenie przyjęcia.

Co dzieje się po złożeniu wniosku

Po weryfikacji wniosku urząd wojewódzki przesyła na e-Doręczeń potwierdzenie - zastępuje ono dawną czerwoną pieczątkę w paszporcie. Następnie urząd wzywa na wizytę osobistą w celu pobrania odcisków palców, sprawdzenia oryginału paszportu i wyjaśnienia szczegółów. Decyzję w sprawie urząd przesyła na adres e-Doręczeń. Terminy rozpatrywania nie są ustalone i zależą od województwa i rodzaju wniosku. Ważne: wniosek o wydanie samej fizycznej karty pobytu (wniosek o wydanie karty pobytu) to odrębny dokument, który nadal składa się w formie papierowej bezpośrednio w urzędzie wojewódzkim - po wydaniu pozytywnej decyzji.

Typowe błędy, przez które odmawia się przyjęcia lub wzywa do uzupełnienia

• niezgodność numeru paszportu w rejestrze PESEL z rzeczywistym dokumentem
• zdjęcie niespełniające wymagań technicznych lub wykonane ponad 6 miesięcy temu
• brak aktywnej lub nieistniejącej skrzynki e-Doręczeń
• wniosek złożony po upływie legalnego terminu pobytu
• pracodawca nie podpisał załączonego do wniosku dokumentu w wyznaczonym terminie

Porady od Gremi Personal

Zacznij z wyprzedzeniem - nie w ostatnim dniu

Oficjalna strona UdSC wprost ostrzega: nie czekaj do ostatnich dni legalnego pobytu. Jeśli Twój wniosek wymaga podpisu pracodawcy - ma on 30 dni na odpowiedź. Bez jego podpisu nie wyślesz wniosku.

Sprawdź PESEL z wyprzedzeniem

Przed wejściem do systemu upewnij się, że numer Twojego aktualnego paszportu zgadza się z tym, który jest zarejestrowany w rejestrze PESEL. Jeśli po rejestracji paszport był zmieniany - zgłoś się do miejscowej gminy w celu korekty. To jedna z najczęstszych przyczyn, dla których system nie odnajduje wnioskodawcy.

Oferty pracy w całej Polsce i Europie, legalne zatrudnienie, wsparcie i opieka na każdym etapie. Aby znaleźć ofertę - zadzwoń +38 (050) 334-93-51 lub +48 525 275 003