Постійна рекрутація замість гасіння пожеж — RPO змінює ринок праці

Зростаючий дефіцит кадрів і дедалі жорсткіша конкуренція за працівників спонукають підприємства шукати нові інструменти ефективного управління рекрутацією. Одним із найдинамічніших трендів у Польщі та на міжнародних ринках є постійна рекрутація (Recruitment Process Outsourcing, RPO) кваліфікованих фахівців — від бригадирів, зварювальників та інженерів до генеральних директорів. Модель RPO передбачає передачу частини або всіх рекрутаційних процесів зовнішнім спеціалістам, які працюють у тісній співпраці з компанією. Завдяки цьому компанії можуть швидше залучати кандидатів, ефективніше управляти витратами та отримати більшу передбачуваність кадрових процесів.

Переваг RPO чимало: скорочення часу на заповнення вакансій — у великих логістичних центрах середній час закриття вакансії скорочується на 30–40%. Кваліфікованих фахівців — наприклад, інженерів, зварювальників чи електриків — на ринку праці обмежена кількість, а постачальники RPO ведуть безперервний набір і розширюють бази кандидатів, що забезпечує компанії доступ до готового пулу професіоналів і дозволяє швидше заповнювати дефіцитні посади порівняно зі стандартною рекрутацією. Суттєвим є і скорочення витрат на підбір персоналу — традиційне наймання кваліфікованих працівників потребує значних бюджетів на відділ HR, рекламу та хедхантинг. У моделі RPO частину функцій беруть на себе зовнішні експерти, що знижує витрати на 20–30% без втрати якості. Команди RPO спеціалізуються на вузьких ринках (наприклад, у Польщі — у виробництві та логістиці) і розуміють специфіку компетенцій, що підвищує шанси залучити дійсно підходящого спеціаліста, знижує плинність кадрів і зменшує ризик «невдалого наймання». RPO забезпечує й кращу масштабованість бізнесу — якщо компанія відкриває нові офіси або запускає нові проєкти (наприклад, центр R&D), RPO гарантує систематичне залучення фахівців, що мінімізує ризик затримок при старті нових ініціатив. Довгострокові ефекти для організації теж вагомі: насамперед вони дозволяють будувати бренд роботодавця — регулярна, професійна рекрутаційна комунікація зміцнює позицію компанії на ринку праці.

Партнер RPO створює та веде «кадровий резерв» кваліфікованих кандидатів, що забезпечує довгострокову базу талантів — компанія може задовольняти майбутні потреби без тиску часу і поспішних пошуків. RPO також сприяє зниженню плинності кадрів — завдяки ретельнішому відбору та кращому відповідності компетенцій зменшується частка звільнень під час випробувального терміну. Для кваліфікованих працівників це особливо важливо, оскільки заміна одного спеціаліста може коштувати компанії до 1,5 його річної зарплати. Доступ до міжнародних ринків праці — у проєктах RPO часто використовуються міжнародні бази даних і мобільні кандидати, що дозволяє залучати нішевих фахівців навіть за наявності локального дефіциту. Зосередження внутрішнього HR на стратегії — звільнення відділу HR від рутинного пошуку кандидатів дозволяє сконцентруватися на утриманні талантів, розвитку організаційної культури та навчанні.

Наведу два приклади — польський та український. Один із клієнтів Gremi Personal — великий логістичний оператор із центральним складом у Познані — готувався до запуску B2B-платформи. Протягом 5 місяців необхідно було терміново збільшити обсяг відправлень на 30%, а отже — сформувати три повні зміни кваліфікованих працівників: операторів навантажувачів, координаторів змін і фахівців з інвентаризації. Компанія мала власний відділ HR, однак середній час закриття вакансії становив 30 днів, а 30% нових працівників ішли протягом перших 2 місяців. Ми впровадили модель RPO — і вже через два тижні узгодили пул відібраних кандидатів: 12 операторів із сертифікатами UDT, 4 координатори з досвідом у логістиці FMCG, 3 фахівці з інвентаризації з досвідом у e-commerce. Усі були прийняті безпосередньо клієнтом, а весь процес рекрутації, онбординг і підтримку вела команда Gremi Personal. У результаті за 3 місяці: час рекрутації скоротився з 30 до 14 днів, 88% нових працівників залишилися після випробувального терміну, витрати на наймання знизилися на 27%, а новий логістичний проєкт запустили без затримок та порушень SLA. Через півроку компанія розширила проєкт — ми почали також рекрутувати офісних працівників для постійного наймання: бізнес-аналітиків та IT-спеціалістів.

Підхід RPO дедалі частіше застосовується і в Україні — не лише в IT чи роздрібній торгівлі, а й у промисловості. Для багатьох посад — від інженерів до керівників змін — український ринок починає конкурувати з польським за рівнем заробітних плат, настільки серйозним є там дефіцит кваліфікованих кадрів. Це особливо актуально для іноземних інвесторів, які відкривають виробничі підприємства у західних регіонах України. Одним із таких випадків був нідерландський виробник будівельних матеріалів, який у 2025 році запустив виробниче підприємство. Компанії потрібно було побудувати команду з нуля. У рамках проєкту RPO, реалізованого Gremi Personal, за 6 тижнів ми знайшли та рекрутували 12 операторів виробничих ліній з досвідом роботи на автоматизованих лініях для виробництва будівельних матеріалів, здійснили релокацію кваліфікованого інженера з автоматики з Румунії, який мав попередній досвід роботи на обладнанні тієї ж марки; з українського ринку закрили вакансії: керівник зміни, технік з обслуговування пресів та спеціаліст з охорони праці. Усі працівники були прийняті безпосередньо клієнтом, а команда Gremi Personal відповідала за весь процес — від розробки профілів посад, через рекрутацію та онбординг, до оцінки результатів. Результати через 3 місяці після запуску підприємства: насамперед час наймання скоротився на 70% порівняно з роботою внутрішньої HR-команди, показник утримання працівників після випробувального терміну склав 91%, а виробничий план у першому кварталі був перевиконаний на 12% — без аварій і порушень правил безпеки.

Професійний та якісний RPO від HR-компанії з можливістю роботи на міжнародному ринку — це інструмент, який безпосередньо впливає на бізнес-результат. Для компаній це означає передбачувані витрати на рекрутацію, менше простоїв через брак персоналу та можливість швидко підсилити проєктні команди кваліфікованими кадрами. По суті, RPO перетворює рекрутацію з хаотичної реакції на дефіцит фахівців на керований процес з вимірюваними KPI. Саме тому дедалі більше компаній у Польщі та Україні використовують цей підхід як практичний спосіб підтримувати конкурентну перевагу. — коментує Лілія Терещенко, Віцепрезидент з питань HR Gremi Personal.