Ефективний онбординг співробітника: як його провести?

Невдале введення в посаду може суттєво знизити ефективність роботи співробітника та призвести до його відходу. На жаль, цю помилку досі допускають багато менеджерів у Польщі. Кожен новий відхід — це додаткові витрати й ризик нестачі кадрів на робочому місці. Як цьому запобігти? Ключем є ефективний онбординг співробітника. Дізнайтеся, яким він має бути.

Онбординг — що це таке?

Почнемо з того, що означає онбординг. У буквальному перекладі з англійської — «вхід на борт» — він позначає процес введення нового співробітника до компанії з особливим акцентом на специфіку його посади та обов'язки, що на неї покладаються. Сьогодні цей термін широко використовується в HR і охоплює комплекс заходів з інтеграції співробітника в організаційну структуру. Від ефективності цього процесу залежить те, як швидко новачок освоїться в новому середовищі та на якому рівні виконуватиме свої обов'язки. Тому варто спланувати онбординг до найдрібніших деталей і докласти всіх зусиль, щоб процес відбувся належним чином.

Що має охоплювати онбординг?

Кожна компанія має свою специфіку, проте сам онбординг — це універсальний процес, який має включати насамперед:

• загальний огляд історії компанії та профілів осіб на ключових посадах,
• обговорення корпоративних процедур і процесів, зокрема документообігу тощо,
• ознайомлення з організаційною структурою і корпоративною культурою,
• визначення цінностей і цілей компанії в короткостроковій та довгостроковій перспективі,
• ознайомлення з типовим кар'єрним шляхом для відповідної посади,
• детальне обговорення кола обов'язків,
• ознайомлення з правилами користування корпоративним обладнанням,
• представлення всіх відділів компанії,
• знайомство з безпосередніми колегами та керівниками,
• оформлення всіх необхідних формальностей, зокрема акту прийому-передачі обладнання тощо.

Ефективний процес онбордингу співробітника — крок за кроком

Нижче наведено покроковий опис зразкового онбордингу співробітника. Окремі етапи можуть відрізнятися залежно від специфіки підприємства та його структури. Наведені рекомендації варто розглядати як основу для розробки індивідуальних процедур і процесів введення в посаду. Наші експерти готові допомогти в цьому питанні, тому запрошуємо звертатися до нас напряму.

1. Повідомлення кандидата про початок співпраці — першим кроком є встановлення контакту з кандидатом та інформування його про успішне проходження рекрутингу і готовність розпочати співпрацю, після чого підписується договір на узгоджених умовах.

2. Підготовка та організація робочого місця — після підписання договору необхідно підготувати робоче місце з урахуванням необхідних інструментів і обладнання, наприклад електроніки, засобів індивідуального захисту або створення корпоративної електронної скриньки, що скорочує час введення співробітника в посаду.

3. Призначення так званого Buddy — з англійської «buddy» означає людину, яка підтримує нового співробітника в перші дні або тижні роботи, зокрема наглядає за процесом онбордингу. Обирайте таку особу серед працівників, які мають відповідну кваліфікацію, добре розвинені м'які навички та відмінно орієнтуються в завданнях на відповідній посаді.

4. Представлення колегам, керівникам та іншим членам організації — цей процес відбувається на кількох рівнях: в електронному форматі шляхом розсилки листів усім співробітникам про нового члена команди, а також через особисте знайомство з безпосередніми колегами, керівниками та іншими особами, з якими новий співробітник матиме контакт у структурі компанії.

5. Чітке визначення обов'язків і відповідальності — від першого дня новий співробітник повинен мати детальну інформацію про свої обов'язки та завдання, а також про можливе їх розширення в майбутньому. Це знижує ризик непорозумінь.

6. Оцінка ефективності онбордингу — після закінчення відведеного часу на введення в посаду необхідно оцінити його результативність і доцільність. Це передбачає проведення інтерв'ю або анкетування співробітника, що дозволяє визначити рівень його знайомства з колегами, обов'язками та якість виконуваних завдань. Зібрані дані слід використовувати для постійного вдосконалення процесу онбордингу в компанії.

Яких помилок варто уникати?

Реалії ринку праці змінюються, тому процес онбордингу слід регулярно переглядати та оновлювати з точки зору його ефективності та зрозумілості. Необхідно уникати таких помилок, як:

• надмірна формалізація процесу і перевантаження співробітника зайвою інформацією з першого дня,
• неправильна оцінка часу, необхідного для введення в посаду, — наприклад, надмірне затягування або занадто стислі терміни,
• залишення співробітника наодинці без жодних підказок і настанов,
• відсутність зворотного зв'язку під час онбордингу та після його завершення,
• брак знань, часу і інструментів для проведення ефективного онбордингу, наприклад низька якість тренінгів або незрозумілі процеси.

Ефективний онбординг співробітника забезпечить його високий рівень активності та продуктивності з першого дня. Він швидше адаптується в новому середовищі та стане важливим членом команди. Це також позитивно впливає на імідж компанії на ринку праці. Як HR-експерти, ми добре розуміємо, що кожен процес онбордингу має бути відпрацьований до найдрібніших деталей.

Джерела:

• https://www.forbes.com/advisor/business/onboarding-best-practices
• https://www.ey.com/pl_pl/insights/workforce/onboarding-pracownika-na-czym-polega-i-jak-go-przeprowadzic
• https://www.money.pl/gospodarka/skuteczny-onboarding-klucz-do-efektywnej-adaptacji-pracownikow-7136107634997856a.html