Як розрахувати витрати на отримання доходу працівника?

Розрахунок витрат на отримання доходу працівника є надзвичайно важливим для правильного визначення реального доходу, що генерується конкретною особою. Це основа для нарахування податкового зобов'язання. У цій статті ми зібрали для вас найважливішу інформацію про те, як розрахувати витрати на отримання доходу працівника у 2026 році. Це потрібно знати кожному.

Що таке витрати на отримання доходу працівника?

Витрати на отримання доходу працівника — це видатки, які понесено з метою досягнення певного доходу. Вони зменшують суму податкових зобов'язань, а їх розмір у більшості випадків чітко регулюється законодавством, зокрема Законом про ПДФО (Ustawa PIT). Сума визначається за паушальною ставкою, і її може відрахувати кожен працівник незалежно від того, чи реально він поніс якісь витрати та якою була їх величина. Зменшення доходу на витрати щодо його отримання ще до вирахування інших податкових пільг застосовується до таких трудових договорів, як:

• трудовий договір (umowa o pracę),
• договір про надомну роботу (umowa o pracę nakładczą),
• службові відносини (stosunek służby),
• кооперативні трудові відносини (spółdzielczy stosunek pracy) тощо.

Витрати на отримання доходу — як рахувати?

Те, як розраховувати витрати на отримання доходу працівника, регулюється нормами польського права. На їх розмір впливає, зокрема, те, чи знаходиться місце роботи в тому самому населеному пункті, де проживає працівник, чи в іншому. У разі підприємств із кількома підрозділами враховується фактичне місце виконання роботи, а не юридична адреса компанії, якщо вона знаходиться в іншому місті. При цьому ні розмір ставки, ні кількість відпрацьованих днів у місяці не впливають на розмір витрат на отримання доходу.

Витрати на отримання доходу для місцевих працівників

У разі виконання роботи за місцем проживання щомісячний розмір витрат на отримання доходу працівника становить 250 зл, а річний — не більше 3 000 зл за одним договором або 4 500 зл у разі роботи на більш ніж одного роботодавця. На стільки можна зменшити річний дохід ще до врахування передбачених для працівника податкових пільг.

Витрати на отримання доходу для працівників, що їдуть на роботу

Працівник, який виконує роботу в іншому населеному пункті, відмінному від місця проживання, і не отримує надбавку за відірваність від місця проживання, може відрахувати паушальні витрати на отримання доходу в розмірі 300 зл на місяць, але не більше 3 600 зл на рік. За наявності більш ніж одного трудового договору річний ліміт зростає до 5 400 зл. Якщо ж такий працівник отримує надбавку за відірваність від місця проживання, то паушальні витрати на отримання доходу для нього такі ж, як і для місцевих працівників.

Авторські витрати для працівника

Для працівників, які займаються творчою роботою, зокрема створюють авторські твори та передають права на них роботодавцям, можуть застосовуватися так звані авторські витрати. Їх розмір становить аж 50% доходу, пов'язаного з передачею авторських прав роботодавцю. Це означає, що в такому разі витрати на отримання доходу працівника будуть значно вищими, що суттєво знизить річне податкове зобов'язання. Ліміт для цих витрат — 120 000 зл на рік. Якщо фактичні витрати перевищують цей ліміт, можна взяти до уваги витрати, фактично понесені, однак це вимагає ретельного документування відповідно до вимог законодавства.

Підвищені витрати на отримання доходу для працівників, що їдуть на роботу

Виявляється, що витрати на отримання доходу працівника не завжди мають розраховуватися паушально. Є ситуації, коли працівник може відрахувати від доходів суми, вищі за встановлені законом ліміти. Це стосується осіб, які несуть витрати на проїзд до місця (місць) роботи залізничним, автобусним, поромним транспортом або міським громадським транспортом, і ці витрати перевищують паушальні суми.

У такому разі можливо врахувати фактично понесені витрати, однак умовою є точне документування кожного видатку іменними проїзними квитками (з фіксованим строком дії). Це регулюється ст. 22 ч. 11 вже згаданого Закону про ПДФО.

Витрати на отримання доходу працівника за іншими договорами

Варто звернути увагу на те, що не лише трудовий договір або договір про надомну роботу дають можливість відрахування витрат на отримання доходу з метою зменшення податкового зобов'язання. Відповідно до чинного законодавства Польщі така можливість поширюється також на:

• договори доручення (umowy zlecenia) та договори підряду (umowy o dzieło) — 20% доходу, зменшеного на внески на соціальне страхування, утримані платником з коштів платника податку у відповідному місяці,
• договори про управління підприємством, менеджерські контракти та договори аналогічного характеру — правила ті ж, що й при трудових договорах,
• доходи від виконання громадянських або суспільних обов'язків — правила ті ж, що й при трудових договорах.

Наразі немає можливості відрахування витрат на отримання доходу при розрахунку на основі паушального збору від зареєстрованих доходів (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych). Закон про ПДФО не передбачає такої можливості. Вона зарезервована для працівників, які розраховуються на загальних підставах (12% і 32%) або за фіксованою ставкою 19%.

Джерела:

• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ile-wynosza-pracownicze-koszty-uzyskania-przychodow
• https://www.ey.com/pl_pl/insights/tax/jak-obliczyc-koszty-uzyskania-przychodu-pracownika#co-to
• https://kadry.infor.pl/poprzednie_tematy_dnia/369119,Pracownicze-koszty-uzyskania-przychodu.html
• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-koszty-uzyskania-przychodow