Облік робочого часу працівника — чи є він обовʼязковим?

Правильний облік робочого часу працівника — це один із основних обовʼязків роботодавця. Це також інструмент управління людськими ресурсами в межах організації, зокрема нарахування належної заробітної плати. Він також допомагає дотримуватися норм польського права щодо тривалості робочого часу. Чи є у звʼязку з цим ведення обліку робочого часу працівника обовʼязковим? Розгляньмо.

Чи є облік робочого часу обовʼязковим?

Відразу на початку дамо відповідь на винесене в заголовок запитання. Облік робочого часу є обовʼязковим, і це має підставу в положеннях Кодексу праці. Роботодавець зобовʼязаний документувати робочий час кожного працівника, щоб правильно нараховувати йому заробітну плату та інші виплати.

Робочий час — визначення

Робочий час — це час, протягом якого конкретний працівник перебуває в розпорядженні роботодавця на підприємстві або в іншому місці, визначеному для виконання службових обовʼязків відповідно до договору. Таким чином робочим часом вважається час від моменту зʼявлення працівника у визначеному місці й до завершення виконання службових обовʼязків у певний день. Це визначення вказує на те, що час на дорогу працівника до підприємства та з підприємства додому не вважається робочим часом.

Що таке облік робочого часу й кого він стосується?

Норми польського права, зокрема ст. 149 § 1 Кодексу праці, зобовʼязують роботодавця вести облік робочого часу працівника. Водночас ведений облік доступний для ознайомлення працівнику, якщо той висуне таку вимогу. Цей документ є підставою для визначення розміру заробітної плати за певний період, а також додаткових виплат, повʼязаних із працею. Ведення обліку робочого часу стосується всіх працівників незалежно від виду договору, системи робочого часу чи розміру ставки.

Спрощений облік робочого часу — коли його можна застосовувати?

У певних ситуаціях можна застосувати спрощений облік робочого часу, за якого не ведеться картка годин праці. Це стосується працівників, які:

• охоплені завданнєвим робочим часом відповідно до ст. 140 Кодексу праці,

• отримують фіксовану доплату (ричалт) за понаднормові години або роботу в нічний час,

• керують підприємством від імені роботодавця.

Що містить облік робочого часу?

Облік робочого часу як документ має містити визначені елементи, зазначені в Розпорядженні Міністра праці та соціальної політики про детальні правила надання щорічної відпустки, визначення й виплати заробітної плати за час відпустки та грошової компенсації за відпустку від 8 січня 1997 року. Згідно з цим розпорядженням облік робочого часу має містити інформацію про:

• годину початку та завершення роботи, а також кількість відпрацьованих годин у певний день,

• кількість понаднормових годин,

• кількість годин, відпрацьованих у нічний час або в дні, законодавчо вільні від роботи,

• кількість вільних від роботи годин (напр., відпустка) із зазначенням їхньої підстави,

• кількість годин чергування, а також годину початку та завершення чергування,

• вид і розмір звільнень від роботи,

• вид і розмір днів відсутності на роботі з інших виправданих причин,

• розмір днів відсутності на роботі без виправданої причини,

• робочий час неповнолітнього працівника в частині робіт, які дозволені лише з метою проходження професійної підготовки й зазвичай заборонені неповнолітнім.

У якій формі вести облік робочого часу?

Сьогодні облік робочого часу можна вести у:

• паперовій формі (напр., картки обліку в папках-сегрегаторах),

• електронній формі (напр.: системи RCP, Excel, кадрові застосунки).

Вибір методу ведення документації залежить від роботодавця, причому в останні роки спостерігається зростання зацікавленості електронною формою. Водночас обидві форми є рівноцінними з правового погляду. У кожній із них обовʼязком роботодавця є забезпечення захисту даних, що містяться в документації, зокрема персональних даних, у тому числі їх захисту від доступу сторонніх осіб або знищення.

Як довго потрібно зберігати облік робочого часу?

Облік робочого часу має зберігатися роботодавцем протягом усього періоду працевлаштування конкретного працівника, а також наступні 10 років, рахуючи від кінця календарного року, у якому відбулося розірвання чи припинення трудових відносин. Окремі сектори мають спеціальні вказівки щодо цього, і в них вимагається зберігати облік робочого часу протягом довшого періоду. Недотримання цієї вимоги загрожує накладенням на роботодавця штрафу в розмірі від 1 000 до 30 000 злотих.

Хто контролює ведення кадрової документації?

Картка робочого часу (так звана картка годин праці) — це обовʼязковий кадровий документ, що засвідчує перебіг праці кожної особи, працевлаштованої в певній компанії. На її підставі нараховують заробітну плату, понаднормові години, відпустки чи відсутності. Органом, уповноваженим контролювати цю документацію, є Державна інспекція праці, яка може розпочати перевірку самостійно або на підставі отриманого повідомлення про порушення.

Облік робочого часу працівника — чи є він обовʼязковим? ТАК

Облік робочого часу працівника є обовʼязковим для кожного роботодавця, а його відсутність може призвести до накладення штрафу на роботодавця. Тож подбайте про те, щоб вести необхідну кадрову документацію сумлінно й відповідно до фактичного стану речей.

Джерела:

• Jak ustalać i rozliczać czas pracy, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00133 (доступ 11.02.2026)

• Ewidencja czasu pracy – jak ją prowadzić? Kogo obowiązuje?, https://www.ingksiegowosc.pl/news/sprawy-kadrowe/ewidencja-czasu-pracy-jak-ja-prowadzic (доступ 11.02.2026)