Аудит легальності працевлаштування іноземців - що перевірити перед перевіркою?

Перевірки PIP та Прикордонної служби щодо легальності працевлаштування іноземців у 2026 році стають частішими, ніж будь-коли. Сам звіт PIP за 2024 рік вказує на близько 9 тис. перевірок легальності працевлаштування іноземців, у межах яких перевірено понад 36,9 тис. іноземців. Програма перевірок на 2025-2027 роки визначає цю сферу як пріоритетну. Обидві служби можуть з'явитися без попередження. Хороша новина: більшість ризиків можна усунути простою підготовкою.

Що перевіряє PIP, а що - Прикордонна служба?

Перевірка PIP щодо іноземців охоплює перевірку умов працевлаштування: виду договору, відповідності посади та заробітної плати дозволу, обліку робочого часу, реєстрації в ZUS та документації з охорони праці (BHP). Інспектори перевіряють, чи працівник справді виконує роботу, що відповідає тій, яка вказана в дозволі. Перевірка Прикордонної служби роботодавця стосується насамперед легальності перебування та правової підстави для роботи: віз, карт побуту, дозволів та заяв-повідомлень (oświadczeń). Функціонери порівнюють дані з документів з умовами договору, обліком робочого часу та доказами виплат. Перевірка може стосуватися офісу компанії, місця роботи, а навіть бухгалтерської контори, що зберігає документацію.

Документи для працевлаштування іноземця - що має бути в теці?

Аудит легальності працевлаштування іноземців повинен охоплювати перевірку того, чи кожен працівник-іноземець має чинний документ на перебування (візу, карту побуту, довідку про тимчасовий захист або PESEL UKR), актуальну підставу для легалізації роботи (дозвіл типу A, заяву-повідомлення, повідомлення), підписаний договір, що відповідає умовам, зазначеним у дозволі, підтвердження реєстрації в ZUS, а також актуальні медичні огляди та навчання з охорони праці (BHP). Копії документів на перебування слід зберігати протягом усього періоду працевлаштування та 2 роки після його завершення. Варто вести електронний реєстр термінів дії, щоб не пропустити момент, коли документ втрачає чинність.

Найпоширеніші помилки, які виявляють під час перевірок

Нелегальне працевлаштування іноземця - це не лише робота без жодних документів. Так само часто інспектори виявляють невідповідність посади або заробітної плати змісту дозволу, прострочені документи на перебування (роботодавець не відстежував терміни дії), відсутність письмового договору, підписаного до допуску до роботи, несвоєчасне повідомлення відомства про початок або непочаток роботи, а також відсутність копії документа на перебування в особовій справі. Частою проблемою є також розпорошена документація: договори зберігаються у зовнішньому бухгалтерському бюро, а особові справи - в іншому місці. Інспектори очікують швидкого доступу до повних даних.

Штрафи та наслідки

Штрафи за нелегальне працевлаштування іноземця сягають від 3 000 до 50 000 злотих за кожен випадок. Крім того, роботодавець може втратити можливість отримувати нові дозволи протягом 2 років, а PIP може повідомити Прикордонну службу, яка видасть рішення про зобов'язання іноземця повернутися на батьківщину за рахунок роботодавця. З 2026 року наявність задокументованої системи належної обачності (due diligence) може знизити штраф на 50% у разі ненавмисної помилки.

FAQ - найчастіші запитання

1. Чи може перевірка легальності працевлаштування бути незапланованою?

Так. І PIP, і Прикордонна служба можуть провести перевірку без попереднього повідомлення, залежно від режиму та мети перевірки.

2. Як часто проводити внутрішній аудит?

Щонайменше раз на квартал, а за високої плинності іноземних працівників - щомісяця. Регулярний моніторинг термінів дії документів - це абсолютна основа.

3. Хто у компанії має відповідати за легальність працевлаштування?

Варто призначити конкретну особу в HR-відділі, яка веде реєстр термінів і відповідає за повноту документації. За більшого масштабу допомагає співпраця з агентством або юридичною фірмою.

4. Чи захищає система due diligence від штрафу?

Вона не усуває відповідальності, але задокументована система належної обачності може знизити штраф удвічі у разі ненавмисного порушення.

Не чекайте на виклик з PIP. Gremi Personal проводить аудити легальності працевлаштування іноземців і допомагає впорядкувати документацію, перш ніж це зроблять інспектори.