Outsourcing procesów rekrutacyjnych (RPO) – co to jest i kiedy warto?

Coraz więcej przedsiębiorców ma świadomość tego, że pozyskanie właściwych ludzi bywa trudniejsze i droższe niż samo prowadzenie działalności. Dlatego firmy coraz częściej sięgają po outsourcing procesów rekrutacyjnych – model, w którym częścią zatrudniania, albo nawet jego całością, zajmuje się wyspecjalizowany partner. Przeanalizujmy więc RPO – co to dokładnie jest, czym różni się od zwykłej agencji i w jakich sytuacjach naprawdę się sprawdza.

RPO – co to jest?

RPO to skrót od Recruitment Process Outsourcing, czyli właśnie outsourcing procesów rekrutacyjnych. W tym modelu partner RPO przejmuje cały proces lub jego wybrane etapy i działa jako przedłużenie wewnętrznego działu HR – pod marką klienta, w jego systemach i według wspólnie ustalonych wskaźników.

To istotne rozróżnienie. Klasyczna agencja rekrutacyjna pracuje zwykle „per stanowisko” i rozlicza się za rezultat. W przypadku outsourcingu rekrutacji działania HR stają się procesem powierzonym na dłużej, a partner odpowiada nie za pojedyncze obsadzenie, lecz za jakość i powtarzalność całego mechanizmu zatrudniania.

Co można powierzyć w ramach RPO?

Outsourcing rekrutacji nie jest rozwiązaniem o zakresie ustalonym z góry. To proces o dużych możliwościach personalizacji, który można z łatwością dopasować do swoich własnych wymagań i oczekiwań – jakkolwiek nietypowe by nie były.

Zakres współpracy dobiera się więc każdorazowo do potrzeb organizacji i może obejmować:

• planowanie i strategię rekrutacyjną, profilowanie stanowisk wspólnie z menedżerami;

• publikację ogłoszeń i działania employer brandingowe;

• sourcing, czyli aktywne docieranie do kandydatów, także tych biernie szukających pracy;

• selekcję i wstępne rozmowy kwalifikacyjne;

• organizację spotkań, komunikację z kandydatami i raportowanie;

• wsparcie przy wdrożeniu i onboardingu nowych pracowników.

Outsourcing rekrutacji – dwa podstawowe warianty

Outsourcing procesów rekrutacyjnych ma dwa zupełnie odrębne od siebie warianty. Pełny RPO oznacza, że partner odpowiada za cały cykl rekrutacyjny. Częściowy RPO to powierzenie tylko wybranych fragmentów – np. samego sourcingu. Można na rynku spotkać też wariant projektowy, ograniczony do konkretnego przedsięwzięcia, jak otwarcie nowego oddziału.

RPO rekrutacja a praca tymczasowa i agencja

Warto uporządkować pojęcia, bo te niestety bywają mylone. RPO, rekrutacja prowadzona w tym modelu, dotyczy przejęcia procesu pozyskiwania pracowników, których następnie zatrudnia sam klient. To coś innego niż praca tymczasowa, gdzie pracownik formalnie pozostaje zatrudniony przez agencję.

Mówiąc krótko: w RPO partner dostarcza sprawny proces i kandydatów, ale stosunek pracy łączy pracownika bezpośrednio z firmą zlecającą.

Kiedy warto zdecydować się na outsourcing rekrutacji?

Outsourcing procesów rekrutacyjnych ma sens wtedy, gdy skala lub tempo zatrudniania przerasta możliwości wewnętrznego zespołu. Większość firm zlecenie rekrutacji firmie zewnętrznej najczęściej rozważa wtedy, gdy:

• firma dynamicznie rośnie lub wchodzi na nowy rynek – potrzeby kadrowe wzrastają znacznie szybciej, niż jest w stanie obsłużyć je dział HR;

• trwa rekrutacja masowa – jednoczesne obsadzenie wielu stanowisk obciąża zespół ponad miarę i zwiększa ryzyko niepowodzenia;

• dział HR jest zbyt mały lub przeciążony – zatrudnianie własnych rekruterów na etat to koszt stały i długie wdrożenie;

• brakuje kompetencji sourcingowych – pozyskanie ekspertów o wąskiej specjalizacji wymaga sieci kontaktów i metod, których firma nie ma;

• rekrutacje się powtarzają – przy stałym zapotrzebowaniu warto mieć poukładany, powtarzalny proces zamiast prowizorycznych rozwiązań.

To, że zlecenie rekrutacji firmie zewnętrznej to trend, który rośnie w zastraszającym tempie, nie jest przypadkiem. Wysoką wartość usług RPO zauważają wszyscy przedsiębiorcy, a udział tego rozwiązania z roku na rok wzrasta i nie zanosi się na zmianę tego trendu. Obecnie większość dużych przedsiębiorców traktuje rekrutację RPO jako podstawę swojej działalności, a już minimum jako alternatywę dla standardowego procesu zatrudniania.

O czym pamiętać przy wyborze partnera outsourcingu rekrutacji?

Outsourcing rekrutacji nie jest pozbawiony ryzyk. Najczęściej wymieniane to mniejszy bezpośredni wpływ na tempo i styl komunikacji z kandydatami oraz ryzyko, że partner, który nie pozna kultury organizacji, zarekomenduje osoby formalnie pasujące, ale nieprzystające do zespołu. Oba te ryzyka da się ograniczyć. Kluczem są jasno ustalone wskaźniki współpracy i solidne wdrożenie partnera w kontekst biznesowy firmy.

RPO działa najlepiej tam, gdzie traktuje się je jako element strategii zatrudniania, a nie doraźną łatkę. Dobrze dobrany partner nie zastępuje myślenia o kadrach – on je wzmacnia i daje firmie czas oraz przestrzeń na to, co dla niej najważniejsze. Dlatego zachęcamy do kontaktu z przedstawicielem naszej firmy już dziś!