Legalizacja pracy cudzoziemców w Polsce - krok po kroku 2026

Zatrudnianie cudzoziemców 2026 to temat, który wymaga od pracodawców szczególnej uwagi. Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, obowiązująca od 1 czerwca 2025 r., całkowicie zmieniła zasady legalizacji pracy. Pełna elektronizacja procedur, nowe obowiązki raportowe i wyższe kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca sprawiają, że znajomość aktualnych przepisów jest dziś niezbędna. Sprawdź, jak krok po kroku przeprowadzić legalizację pracy i pobytu cudzoziemca.

Legalizacja pracy cudzoziemca - podstawowe ścieżki

Praca cudzoziemców nowe przepisy wprowadziły trzy główne ścieżki legalizacji. Pierwsza to zezwolenie na pracę (typ A - najczęstszy, wydawany przez wojewodę na wniosek pracodawcy, uprawnia do pracy u konkretnego podmiotu na określonym stanowisku). Druga to oświadczenie o powierzeniu pracy - uproszczona procedura dostępna dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, rejestrowana w powiatowym urzędzie pracy. Trzecia ścieżka to jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, łączące legalizację pobytu i pracy w jednej decyzji wojewody. Wszystkie wnioski składane są wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl.

Zezwolenie na pracę typ A - procedura

Zezwolenie na pracę typ A jest wydawane przez wojewodę na wniosek pracodawcy. Od 2025 r. zniesiony został obowiązek przeprowadzania testu rynku pracy, co znacznie uprociło procedurę. Wniosek składa się elektronicznie, a zezwolenie wydawane jest na okres do 3 lat (lub 1 roku dla nowo utworzonych podmiotów). Pracodawca musi wskazać stanowisko, wynagrodzenie i warunki pracy, a po uzyskaniu zezwolenia - przekazać kopię podpisanej umowy z cudzoziemcem przed dopuszczeniem go do pracy.

Oświadczenie o powierzeniu pracy

Oświadczenie o powierzeniu pracy to uproszczona ścieżka dostępna dla obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii i Mołdawii. Pracodawca rejestruje oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy przez praca.gov.pl. Po wpisaniu oświadczenia do ewidencji ma obowiązek poinformować urząd o podjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni, a o niepodjęciu - w 14 dni. Praca na podstawie oświadczenia może trwać do 24 miesięcy.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy 2026

Zatrudnienie obywatela Ukrainy 2026 podlega specjalnym regulacjom. Choć 5 marca 2026 r. weszła w życie ustawa wygaszająca część rozwiązań specustawy ukraińskiej, obywatele Ukrainy nadal mogą pracować legalnie po powiadomieniu urzędu pracy przez pracodawcę. Kluczowe jest jednak monitorowanie statusu pobytowego pracownika - posiadanie PESEL UKR, podstawy pobytu i aktualnej ochrony czasowej. Od kwietnia 2026 r. możliwe jest również składanie wniosków o kartę pobytu CUKR przez system MOS 2.0.

Obowiązki pracodawcy i kary za nielegalne zatrudnienie

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę szereg obowiązków: weryfikację i przechowywanie kopii dokumentów pobytowych cudzoziemca przez cały okres zatrudnienia i 2 lata po jego zakończeniu, informowanie wojewody o zmianach (utrata pracy, zmiana stanowiska, zmiana pracodawcy użytkownika) w terminie 7-15 dni oraz przekazanie kopii umowy z cudzoziemcem przed dopuszczeniem do pracy. Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca sięgają od 3 000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca. Dodatkowo pracodawca może stracić możliwość uzyskania nowych zezwoleń na okres 2 lat. PIP i Straż Graniczna mogą prowadzić kontrole bez zapowiedzi.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. Czy nadal obowiązuje test rynku pracy?

Nie - od 1 czerwca 2025 r. test rynku pracy został zniesiony. Pracodawca nie musi już uzyskiwać informacji starosty o braku kandydatów z Polski.

2. Jak złożyć wniosek o zezwolenie na pracę?

Wyłącznie elektronicznie, przez portal praca.gov.pl. Od 27 kwietnia 2026 r. również wnioski o legalizację pobytu składa się online przez system MOS 2.0.

3. Czy obywatel Ukrainy może pracować bez zezwolenia?

Tak, pod warunkiem że pracodawca złoży powiadomienie do urzędu pracy, a pracownik posiada legalny pobyt. Po zmianach z marca 2026 r. należy weryfikować aktualny status ochrony czasowej i PESEL UKR.

4. Jakie kary grozą za nielegalne zatrudnienie?

Od 3 000 do 50 000 zł za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca. Dodatkowo pracodawca może utracić możliwość uzyskania zezwoleń na 2 lata.

5. Jakie państwa obejmuje procedura oświadczeniowa?

Armenia, Białoruś, Mołdawia i Ukraina. Gruzja została wyłączona z procedury, choć wcześniej wydane oświadczenia zachowują ważność.

Podsumowanie

Legalizacja pracy i pobytu cudzoziemca w 2026 roku to proces, który wymaga precyzji, znajomości nowych przepisów i stałego monitorowania statusu pobytowego pracowników. Pełna elektronizacja, wyższe kary i rozszerzone obowiązki raportowe oznaczają, że błędy proceduralne mogą kosztować firmę znacznie więcej niż wcześniej. Gremi Personal zajmuje się legalizacją zatrudnienia cudzoziemców kompleksowo – od złożenia wniosku po monitorowanie terminów.