Ewidencja czasu pracy pracownika – czy jest obowiązkowa?

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy pracownika to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. To także narzędzie służące zarządzaniu zasobami ludzkimi w ramach organizacji, w tym wyliczaniu należnego wynagrodzenia. Pomaga również w respektowaniu przepisów polskiego prawa w zakresie wymiaru godzinowego pracy. Czy w związku z tym prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika jest obowiązkowe? Sprawdźmy.

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Już na wstępie odpowiedzmy sobie na tytułowe pytanie. Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i ma to podstawę w przepisach Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek dokumentowania czasu pracy każdego pracownika, aby prawidłowo wyliczać mu wynagrodzenie oraz inne świadczenia.

Czas pracy – definicja

Czas pracy to czas, w którym dany pracownik jest w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu, które zostało wyznaczone do wykonywania obowiązków służbowych zgodnie z umową. Tym samym za czas pracy uznaje się ten, od momentu stawienia się pracownika w wyznaczonym miejscu, aż do zakończenia wykonywania obowiązków służbowych w danym dniu. Definicja ta wskazuje na to, że czas dojazdu pracownika do zakładu pracy oraz z zakładu pracy do domu nie jest uznawany za czas pracy.

Czym jest i kogo dotyczy ewidencja czasu pracy?

Przepisy polskiego prawa, w tym art. 149 § 1 Kodeksu pracy obligują pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Jednocześnie prowadzona ewidencja jest do wglądu pracownika, jeżeli ten wyrazi takie żądanie. Dokument ten stanowi podstawę ustalania wysokości wynagrodzenia za pracę w danym okresie, a także dodatkowych świadczeń związanych z pracą. Prowadzenie ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników niezależnie od rodzaju umowy, systemu czasu pracy czy wymiaru etatu.

Uproszczona ewidencja czasu pracy – kiedy można ją stosować?

W określonych sytuacjach można zastosować uproszczoną ewidencję czasu pracy, gdzie nie prowadzi się karty godzin pracy. Dotyczy to pracowników, którzy:

• są objęci zadaniowym czasem pracy zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy,

• otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej,

• zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Co zawiera ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jako dokument musi zawierać określone elementy wskazane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop z dnia 8 stycznia 1997 roku. Zgodnie z tym rozporządzeniem ewidencja czasu pracy musi zawierać informacje o:

• godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbie przepracowanych godzin danego dnia,

• liczbie godzin nadliczbowych,

• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej czy w dni ustawowo wolne od pracy,

• liczbie godzin wolnych od pracy (np. urlop) z oznaczeniem ich tytułu,

• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,

• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

• rodzaju i wymiarze dni nieobecności w pracy z innych usprawiedliwionych przyczyn,

• wymiarze dni nieobecności w pracy bez usprawiedliwionej przyczyny,

• czasie pracy pracownika młodocianego w zakresie prac, które są dozwolone tylko w celu odbycia przygotowania zawodowego i normalnie wzbronione młodocianym.

W jakiej formie prowadzić ewidencję czasu pracy?

Współcześnie ewidencję czasu pracy można prowadzić w:

• formie papierowej (np. karty ewidencji w segregatorach),

• formie elektronicznej (np.: systemy RCP, Excel, aplikacje kadrowe).

Wybór metody prowadzenia dokumentacji zależy od pracodawcy, przy czym w ostatnich latach obserwuje się wzrost zainteresowania formą elektroniczną. Jednocześnie obie formy są równoważne prawnie. W każdej z nich obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie ochrony danych zawartych w dokumentacji, w tym danych osobowych, w tym zabezpieczenie ich przed dostępem niepowołanych osób lub zniszczeniem.

Jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia danego pracownika, a także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie bądź wygaśnięcie stosunku pracy. Wybrane sektory mają specjalne wytyczne w tym zakresie i wymaga się w nich przechowywania ewidencji czasu pracy przez dłuższy okres. Niezastosowanie się do tego wymogu grozi nałożeniem na pracodawcę kary grzywny w kwocie od 1 000 do 30 000 zł.

Kto kontroluje prowadzenie dokumentacji pracowniczej?

Karta czasu pracy (tzw. karta godzin pracy) to obowiązkowy dokument pracowniczy poświadczający przebieg pracy każdej osoby zatrudnionej w danej firmie. Na jej podstawie wylicza się wynagrodzenia, godziny nadliczbowe, urlopy czy absencje. Organem uprawnionym do kontrolowania tej dokumentacji jest Państwowa Inspekcja Pracy, która kontrolę może wszcząć samodzielnie lub na podstawie otrzymanego zgłoszenia o uchybieniach.

Ewidencja czasu pracy pracownika – czy jest obowiązkowa? TAK

Ewidencja czasu pracy pracownika jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy, a jej brak może powodować nałożenie kary grzywny na pracodawcę. Zadbaj więc o to, aby niezbędną dokumentację pracowniczą prowadzić rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym.

Źródła:

• Jak ustalać i rozliczać czas pracy, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00133 (dostęp 11.02.2026)

• Ewidencja czasu pracy – jak ją prowadzić? Kogo obowiązuje?, https://www.ingksiegowosc.pl/news/sprawy-kadrowe/ewidencja-czasu-pracy-jak-ja-prowadzic (dostęp 11.02.2026)