Тривожні сигнали у співпраці з агенцією праці
Спосіб, у який агенція наймає працівників і розраховується з ними, має значення для підприємства, що користується їхньою працею. Незрозумілі правила оплати можуть призводити до звільнень за власним бажанням, а прогалини в документації — ускладнювати своєчасний початок роботи. Порушення з боку агенції можуть також обернутися перевірками, необхідністю відсторонення працівників від роботи, відповідальністю в частині обов’язків роботодавця-користувача та репутаційними втратами. Тому, обираючи постачальника персоналу, варто перевірити, які припущення стоять за запропонованою низькою ціною послуги.
Аналітичний центр Gremi Personal на основі аналізу ринкових практик виокремив шість повторюваних схем, що трапляються у співпраці з агенціями, які наймають іноземців, зокрема громадян України. Ці схеми зазвичай дають змогу агенції запропонувати помітно нижчу ціну або привабливішу ставку для кандидатів, але перекладають ризик на працівників і на підприємство, що користується їхньою працею. Вони стосуються як розрахунків із працівниками, так і організації співпраці з підприємством. Умови, які пропонують працівникам, мають бути елементом оцінки якості послуг агенції: для виробничої компанії чи логістичного центру їхня розбіжність із реальними умовами зайнятості означає відхід працівників і необхідність вводити в роботу нових людей.
1. Здешевлення через фіктивний статус студента
Учень або студент до 26 років, який працює за договором доручення (umowa zlecenia), звільнений від внесків до ZUS (Соціального страхового закладу Польщі). Тож його праця помітно дешевша, і саме цим деякі агенції обґрунтовують низьку ціну своїх послуг. На ринку трапляються випадки підтвердження статусу студента фіктивними довідками: документами неіснуючих закладів вищої освіти, підробленими довідками або довідками про формальне внесення до списку студентів без реального навчання.
Звільнення від внесків належить лише за реального статусу студента. Воно втрачає чинність у день завершення або припинення навчання чи досягнення 26 років і не застосовується, коли доручення виконується на користь власного роботодавця, у якого ця особа одночасно працює за трудовим договором. Якщо статус виявиться фіктивним, ZUS може нарахувати прострочені внески за весь період роботи.
Якщо пропозиція агенції ґрунтується переважно на студентах, підприємству слід з’ясувати, яким чином агенція перевіряє автентичність довідок: чи підтверджує статус безпосередньо у закладі вищої освіти, чи перевіряє, що заклад справді існує й визнаний, а також як часто оновлює документи, наприклад щосеместру. Сама довідка в особовій справі працівника не гарантує, що звільнення застосовується відповідно до закону.
2. Відстрочене подання відомостей про працівника до страхування
Інформація про те, що працівника буде зареєстровано в ZUS лише після випробувального терміну або після першого місяця роботи, має насторожити. Страхування виникає з першого дня роботи, а повідомлення подається протягом 7 днів. Випробувальний термін у межах трудового договору в цьому питанні нічого не змінює.
За договору доручення існують законодавчі винятки, наприклад звільнення студентів до 26 років (докладніше — у пункті 1) або ситуація, коли працівник має іншу підставу для страхування (збіг підстав) і частина внесків може не нараховуватися. Ці винятки залежать від ситуації конкретної особи й мають бути підтверджені документами, а не застосовуватися апріорі до всіх працівників.
Тому в договорі з агенцією варто передбачити інструменти контролю, наприклад періодичне надання довідок про відсутність заборгованості перед ZUS і податковою інспекцією, заяву агенції про виконання страхових обов’язків або право на вибіркову перевірку документів. Саме усне запевнення «усі формальності виконано» не дає підприємству реальної можливості контролю.
3. Частина заробітної плати поза офіційним обліком
Тривожним сигналом є ситуація, коли частина погодженої заробітної плати не потрапляє до платіжної документації. Сама виплата готівкою ще не свідчить про порушення: за трудового договору вона допускається на прохання працівника, а за договору доручення залежить від домовленостей сторін. Порушенням є натомість виплата сум, які не відображені в платіжній документації та в розрахунку податків і внесків.
Підприємству слід попросити агенцію надати структуру ставки: яка її частина припадає на заробітну плату працівника, внески та інші витрати на зайнятість, а яка становить маржу агенції. Якщо ціна послуги наближається до мінімальних витрат на легальне працевлаштування або нижча за них, варто з’ясувати, яким чином агенція її досягає і чи враховує вона повні витрати, що випливають із прийнятої моделі співпраці.
4. Визнання працівників податковими резидентами України, щоб не стягувати польський PIT (податок на доходи фізичних осіб)
Деякі агенції обіцяють кандидатам вищу суму «на руки», безпідставно визнаючи їх податковими резидентами України та не стягуючи польський PIT. Проте статус нерезидента сам по собі не звільняє від оподаткування в Польщі. Дохід від роботи, виконуваної на території Польщі на користь польського роботодавця, як правило, оподатковується в Польщі.
Крім того, податкову резиденцію не можна обрати довільно. Вона випливає з реальних обставин: особа, яка перебуває в Польщі понад 183 дні в податковому році або перенесла сюди центр життєвих інтересів, стає польським податковим резидентом незалежно від наявності іноземного сертифіката.
Сумнів має викликати ситуація, коли агенція масово визнає працівників з України нерезидентами без аналізу їхньої ситуації. Якщо податок безпідставно не стягувався, агенції як платнику доведеться сплатити його разом із відсотками, а працівники можуть отримати вимоги від податкових органів. Тому клієнту агенції слід з’ясувати, чи стягує агенція польський податок, яку частину працівників обліковано як нерезидентів і на якій підставі.
5. Розбіжності між пропозицією роботи та правилами оплати праці
Ставка, заявлена в оголошенні, може включати премію за відвідуваність або результати. Ризик виникає тоді, коли кандидат дізнається про умови її отримання лише після початку роботи.
Для підприємства така розбіжність може означати відхід людей, у введення яких в роботу вже вкладено час. Варто погодити з агенцією зміст рекрутингової комунікації, щоб кандидат ще до приїзду знав, яка частина заробітної плати гарантована, а від чого залежить решта виплати.
6. Запевнення, що агенція бере на себе всі обов’язки підприємства
За тимчасової роботи частина обов’язків відповідно до закону залишається на роботодавці-користувачі, а загальна декларація агенції про прийняття на себе «повної відповідальності» цього не змінює. Підприємство, зокрема, забезпечує безпечні та гігієнічні умови праці й проводить інструктаж на робочому місці, а також веде облік робочого часу тимчасових працівників на тих самих засадах, що й щодо власних працівників, і передає ці дані агенції для нарахування заробітної плати. Крім того, воно веде облік усіх осіб, які виконують у нього тимчасову роботу, зокрема на підставі цивільно-правових договорів. Тимчасового працівника не можна ставити в менш вигідне становище, ніж власного працівника на такій самій посаді, а в одного роботодавця-користувача він може працювати не довше 18 місяців протягом 36 місяців.
Перед початком співпраці сторони мають письмово визначити, хто і яким чином виконує окремі завдання, зокрема хто забезпечує робочий одяг і засоби індивідуального захисту. Підприємству потрібна чітка інформація про те, які дії воно має виконати перед допуском працівників до роботи.
Як оцінити пропозицію агенції
Перевірку партнера варто розпочати з основних даних: чинного запису в Національному реєстрі агенцій зайнятості (KRAZ) з правами, що відповідають запланованій послузі, даних у KRS (Національному судовому реєстрі) або CEIDG (Центральному реєстрі та інформації про господарську діяльність), а також банківського рахунку в «білому списку» платників ПДВ. Варто також попросити чинні довідки про відсутність заборгованості перед ZUS і податковою інспекцією.
Далі слід попросити агенцію надати структуру ставки й порівняти її з мінімальними витратами на легальне працевлаштування. Пропозиції різних агенцій треба порівнювати за однакових припущень: форми договору, способу оподаткування та графіка роботи. Якщо пропозиція ґрунтується на студентах або працівниках, яких обліковують як нерезидентів, слід з’ясувати, яку частку працівників вони становлять і яким чином агенція перевіряє їхній статус.
Щоб оцінити, чи відповідають умови, обіцяні кандидатам, реальній зайнятості, варто попросити зразки оголошення про роботу, договору з працівником та інформацію про відрахування за проживання і дорогу. Варто також запитати про рекомендації від інших клієнтів.
Нарешті, у договорі з агенцією слід зафіксувати розподіл обов’язків, спосіб підтвердження реєстрації працівників у страхуванні, право на вибіркову перевірку документів, а також правила розгляду скарг працівників і з’ясування розбіжностей у виплатах. Прозорість цих правил дає змогу підприємству планувати чисельність персоналу та бюджет і оцінити, чи дає співпраця з агенцією підстави для стабільної роботи.