Компанія платить за 12 годин роботи. А чи розраховано працівникові також 12?

Облік робочого часу тимчасових працівників – це не лише справа агенції. За його ведення відповідає також роботодавець-користувач

Дані з прохідних показують 12 годин присутності на підприємстві. Сама присутність на території підприємства ще не означає, що всі 12 годин є робочим часом. Проте якщо графік, облік робочого часу та операційні дані підтверджують повну 12-годинну зміну, а звіт, прийнятий за основу нарахування заробітної плати, охоплює менше годин, така розбіжність потребує пояснення. Це не лише проблема payroll зовнішнього постачальника. У моделі тимчасової праці роботодавець-користувач має власний, встановлений законом обов'язок вести облік робочого часу тимчасового працівника. Неведення необхідного обліку робочого часу тимчасового працівника може призвести до штрафу від 1 тис. до 30 тис. злотих. Для виробничих підприємств, логістичних центрів і складів це означає, що операційні дані слід регулярно узгоджувати з обліком робочого часу та з інформацією, яку передають агенції і яка впливає на правильне визначення заробітної плати та інших виплат працівника.

Чому облік робочого часу – це також ризик клієнта

У тимчасовій праці формальним роботодавцем залишається агенція тимчасової зайнятості, але обов'язки, пов'язані з організацією роботи, розподілені. Саме роботодавець-користувач ставить завдання, контролює їх виконання та організовує роботу на своєму підприємстві. Закон про працевлаштування тимчасових працівників також зобов'язує його вести облік робочого часу в обсязі та за правилами, що діють для його власних працівників.

Тому недостатньо припускати, що раз заробітну плату нараховує й виплачує агенція, то повна відповідальність за дані про робочий час лишається на її боці. Агенція та роботодавець-користувач мають, крім того, письмово погодити обсяг інформації про перебіг роботи, яка впливає на заробітну плату тимчасового працівника, а також спосіб і строк її передавання агенції. Агенції потрібна достовірна інформація, щоб правильно визначити заробітну плату й інші виплати, а клієнт повинен мати власний облік, що відповідає реальному перебігу роботи. Відсутність такого обліку на боці роботодавця-користувача може призвести до високого штрафу.

Державна інспекція праці (PIP) наголошує, що облік робочого часу – це не те саме, що список присутності. Він має охоплювати, зокрема, кількість відпрацьованих годин, години початку й закінчення роботи, роботу в нічний час, надурочні години, вихідні дні та відсутності. Дані системи контролю доступу можуть бути важливим джерелом перевірки, але самі по собі не замінюють повного обліку, якого вимагають норми.

Коли різниця в кількості годин стає тривожним сигналом

Сама 12-годинна зміна ще не свідчить про порушення закону. Вона може бути допустимою за відповідної системи та розкладу робочого часу. Так само 12 годин присутності, зафіксованих системою входу й виходу, не обов'язково означають 12 годин робочого часу, адже важливо, чи працівник у цей час перебував у розпорядженні роботодавця та які перерви діяли в цій системі роботи. Ризик виникає тоді, коли реальний час виконання роботи не відображено в обліку або коли дані з кількох систем суперечать одна одній. Прикладом є ситуація, коли система входу й виходу, графік бригади та виробничі дані разом вказують на повну зміну, а документ, що є основою розрахунку з працівником, показує меншу кількість годин.

Розбіжність може стосуватися не лише загальної кількості годин. Значення мають також години початку й закінчення роботи, робота вночі, надурочні, перерви, вихідні дні та спосіб компенсації роботи понад встановлену норму. Сам факт, що кількість годин у рахунку-фактурі для клієнта відрізняється від кількості годин, прийнятої для нарахування заробітної плати працівника, ще не свідчить про порушення закону. Спосіб виставлення рахунків випливає з комерційних відносин між клієнтом і агенцією. Проте різниця має мати чітке, задокументоване обґрунтування, що випливає з моделі розрахунків та обліку робочого часу. Якщо розбіжність неможливо пояснити або реальний робочий час не було правильно враховано під час нарахування заробітної плати, може виникнути трудовий, фінансовий та контрольний ризик, зокрема вимоги про недоплату заробітної плати, коригування розрахунків, скарги до PIP, зростання плинності та втрата довіри до постачальника.

Проблема має й операційний вимір. Неправильні дані спотворюють вартість години роботи, продуктивність зміни та порівняння пропозицій агенцій. Компанія може вважати одного постачальника конкурентнішим, хоча нижча ціна випливає не з ефективності, а з неповного обліку робочого часу чи надбавок.

Що бачать рекрутери та куратори працівників агенції

– Розбіжність у годинах дуже швидко перестає бути лише кадрово-платіжною справою. Працівник порівнює графік, власні нотатки та отриману заробітну плату. Якщо він не може отримати чіткого пояснення, довіра до агенції та до компанії, в якій він виконує роботу, падає. У Gremi Personal як міжнародна агенція праці ми бачимо, що прозорий облік годин безпосередньо впливає на утримання працівників, відвідуваність і стабільність штату. Наші рекрутери та куратори працівників мають мати доступ до узгоджених даних, бо навіть найкращий рекрутинг не убезпечить процес, якщо люди йдуть через неясні розрахунки – каже Анна Джоболда, стратегічна радниця відділу рекрутингу Gremi Personal.

Досвід агенції особливо важливий на підприємствах зі змінним режимом роботи, де одночасно працюють дані із систем контролю доступу, планування виробництва, графіків бригадирів і кадрових інструментів. Кожна з цих систем може слугувати різній меті, тому не слід автоматично припускати, що вони вказують однаковий робочий час. Проте повторювані або непояснені розбіжності потребують перевірки, перш ніж стануть основою помилкового payroll.

– Тимчасовий працівник має знати, скільки годин йому розраховано, з чого складається виплата та кому він може повідомити про невідповідність. З боку клієнта так само важливо визначити, хто затверджує робочий час, хто передає дані агенції й у який строк виправляються помилки. У практиці Gremi Personal прозорий процес обміну даними між підприємством, агенцією та працівником є однією з умов стабільної співпраці. Це особливо важливо під час працевлаштування іноземців, для яких неясність документів чи заробітної плати може додатково посилювати відчуття невпевненості – додає Анна Джоболда.

Як перевірити, чи правильно ведеться облік і розрахунок робочого часу

Першим кроком має бути встановлення єдиного задокументованого процесу затвердження робочого часу. Він має визначати джерела даних, відповідальних осіб з боку клієнта й агенції, терміни закриття розрахункового періоду та правила коригування розбіжностей. Ключове значення має можливість простежити шлях інформації від фактично відпрацьованої зміни до обліку робочого часу та даних, що передаються агенції для нарахування заробітної плати, а далі – до розрахунку з клієнтом. Окремі значення не мусять бути однаковими, але кожна різниця має випливати з чітко визначених правил розрахунків і бути такою, що її можна задокументувати.

На практиці контроль має охоплювати регулярне порівняння обліку з графіками змін та, допоміжно, з даними з прохідних і операційних систем. Особливої уваги потребують виправлення, зроблені вручну, повторювані розбіжності на тих самих змінах, невідповідності щодо нічної роботи й надурочних, а також ситуації, в яких різниця між годинами, що є основою рахунку-фактури, та годинами, прийнятими до payroll, не має задокументованого обґрунтування. Доброю практикою є також періодична перевірка того, чи дані, передані агенції, було правильно враховано під час розрахунку з працівниками, з дотриманням правил захисту персональних даних. Такий контроль може ґрунтуватися на контрольних звітах, агрегованих даних або належним чином врегульованому в договорі аудиті, а не на вільному доступі клієнта до індивідуальних розрахункових листів. Працівникам варто водночас забезпечити простий канал повідомлення про невідповідності.

У договорі з агенцією варто чітко визначити спосіб передавання даних, відповідальність за їх затвердження, обсяг і правила аудиту, якщо сторони передбачають таке право, та строк усунення помилок. Йдеться не про те, щоб клієнт перебрав платіжну функцію агенції, а про виконання власного обов'язку з обліку та перевірку того, чи модель співпраці не створює розриву між тим, що відбувається на зміні, і тим, що потрапляє до розрахунку.

Найнижча ставка не показує повної вартості персоналу

Облік робочого часу – одна з галузей, у яких на позір приваблива ціна послуги може бути пов'язана з ризиком неповного розрахунку виплат, що належать працівникові, або з майбутнім ризиком на боці клієнта. Якщо постачальник не може показати, як він узгоджує робочий час, нараховує надбавки й виправляє розбіжності, сама погодинна ставка не дає підстав для достовірного порівняння пропозицій.

Зрілий закупівельний процес кадрових послуг має охоплювати не лише ціну, доступність кандидатів і темп поповнення штату, а й перевірку запису в KRAZ (Національний реєстр агенцій зайнятості), моделі зайнятості, правил нарахування заробітної плати та внесків, законності праці іноземців і обліку робочого часу.