Агенція праці візьме все на себе? 5 положень договору, які можуть захистити компанію від дорогих помилок

Працівники готові приступити до роботи, документи підготовлені, формальності — на боці агенції. Такі запевнення можуть переконати підприємця, якому терміново потрібні додаткові люди в команду. Проблема в тому, що підписання договору з агенцією не звільняє компанію від усіх обов’язків. За помилки в обліку робочого часу, перевищення лімітів тимчасової праці чи порушення в організації роботи відповідальність може нести також підприємець, який користується послугою. «Аналітичний центр Gremi Personal» вказує п’ять напрямів, які варто перевірити перед початком співпраці.

Вартість послуги, кількість доступних працівників і термін виходу їх на роботу — зазвичай перші питання, які обговорюють під час вибору агенції. У виробництві, логістиці чи складському господарстві, де штат іноді доводиться поповнювати в стислі терміни, швидкий підбір персоналу має велике значення. Проте він не повинен затьмарювати умови самої співпраці.

У разі тимчасової праці частина обов’язків лежить на агенції, а частина — безпосередньо на підприємці, який користується працею найнятих осіб. Деякі з них випливають безпосередньо з норм закону, і перекласти їх на іншу сторону самим лише положенням договору не можна. Тому перед його підписанням варто уважно розглянути п’ять напрямів.

1. Безпека праці — чи чітко договір визначає обов’язки компанії та агенції?

Агенція тимчасової зайнятості є формальним роботодавцем, але саме роботодавець-користувач відповідає за забезпечення безпечних і гігієнічних умов у місці виконання роботи. Це стосується, зокрема, облаштування робочого місця та забезпечення необхідними засобами індивідуального захисту.

Перед початком співпраці слід визначити, як виконуватимуться обов’язки, пов’язані з навчанням з охорони праці (BHP), медичними оглядами та підготовкою працівника до виконання конкретних завдань. Особливо важливий інструктаж на робочому місці, що враховує небезпеки, наявні на конкретному підприємстві. У разі нещасного випадку матиме значення не лише те, хто формально є роботодавцем працівника, а й те, чи були умови праці належними і чи виконала кожна зі сторін свої обов’язки.

2. Облік робочого часу — чи відповідають години в рахунку-фактурі фактично виконаній роботі?

Щодо тимчасових працівників, найнятих за трудовим договором, обов’язок вести облік робочого часу лежить на роботодавці-користувачі. Ці дані важливі як для правильного нарахування заробітної плати, так і для розрахунків з агенцією.

Варто визначити, як реєструються відпрацьовані години, хто затверджує дані та як вони передаються агенції. Це стосується також роботи в надурочні години, у нічний час чи у вихідні дні. Розбіжності між графіками, системами реєстрації входу та виходу і документацією, яку передають для розрахунків, можуть призводити до суперечок і необхідності коригувати суми до сплати. Правила обігу та перевірки даних слід визначити ще до початку співпраці.

3. Ліміт 18 місяців — чи означає зміна агенції, що строк роботи тимчасового працівника відліковується заново?

Як правило, одна особа може виконувати тимчасову роботу на користь того самого роботодавця-користувача максимум 18 місяців протягом періоду, що охоплює 36 послідовних місяців. Закон передбачає особливе рішення для роботи, яку виконують на заміну відсутнього працівника.

Важливо, що зміна агенції не обнуляє вже використаний ліміт. Якщо працівника раніше направляв до того самого підприємства інший постачальник, ці періоди необхідно враховувати під час визначення допустимого часу роботи.

Роботодавець-користувач зобов’язаний вести облік осіб, які виконують тимчасову роботу, із зазначенням дат початку та закінчення роботи. Перевищення встановлених законом лімітів може призвести до відповідальності за проступок (wykroczenie). Тому підприємцю слід подбати про поточний моніторинг періодів роботи незалежно від інформації, яку надає агенція.

4. Законність праці іноземців — чи достатньо запевнення агенції?

З 1 червня 2025 року діє закон про умови допуску до доручення роботи іноземцям на території Республіки Польща. Він регулює, зокрема, порядок отримання дозволів на роботу та обов’язки суб’єктів, які наймають іноземців.

У разі тимчасової праці багато формальностей, пов’язаних із працевлаштуванням і легалізацією роботи, виконує агенція як суб’єкт, що доручає роботу. Проте це не означає, що підприємець має обмежитися загальним запевненням у правильності документації. Перед початком співпраці слід узгодити порядок підтвердження права на виконання роботи, надання документів та передання інформації про зміни умов працевлаштування. Норми передбачають, зокрема, обов’язок передати роботодавцю-користувачу, на його запит, копію відповідного дозволу на роботу або заяви щодо тимчасового працівника. Чіткі процедури дають змогу знизити ризик направлення на роботу особи, документи якої не відповідають фактичним умовам працевлаштування.

5. Аутсорсинг чи тимчасова праця — чи відповідає назва договору реальності?

Це одна з найважливіших сфер, особливо коли підприємець користується послугами, які називають кадровим аутсорсингом. Сама назва договору не визначає характеру співпраці. Якщо особи, направлені до компанії, виконують завдання під безпосереднім керівництвом її працівників, за встановленими нею графіками та вказівками, це може свідчити про ознаки тимчасової праці, навіть якщо послугу названо аутсорсингом.

У справжньому аутсорсингу послуг, як правило, саме постачальник самостійно організовує спосіб виконання дорученої роботи та відповідає за її результат. Проте під час оцінки моделі співпраці значення має сукупність обставин, а не окреме положення чи спосіб надання вказівок. Неправильна кваліфікація співпраці може призвести до перевірок, спорів та необхідності оцінювати обов’язки, що випливають із норм про тимчасову працю. Тому ще до підписання договору слід перевірити, як на практиці виглядатиме управління роботою та нагляд за найманими особами.

П’ять домовленостей, які варто мати на письмі

– Добра співпраця з агенцією не означає, що підприємець перестає цікавитися формальностями. Він має точно знати, за що платить, які обов’язки бере на себе постачальник, а які й надалі залишаються на його боці. Що точніше це буде визначено на початку, то менший ризик непорозумінь під час розрахунків, перевірок чи змін в організації праці. Для професійної агенції прозорий розподіл відповідальності також вигідний – зазначає Томаш Богдевич, генеральний директор Gremi Personal.

Перед підписанням договору варто подбати про п’ять конкретних домовленостей:

1. BHP та підготовка до роботи - розподіл дій, пов’язаних з навчанням, оглядами, облаштуванням робочих місць і забезпеченням безпечних умов праці.

2. Робочий час і розрахунки - порядок ведення обліку, передавання даних, затвердження годин та з’ясування розбіжностей.

3. Контроль лімітів працевлаштування - правила моніторингу періодів тимчасової праці, зокрема й у разі попередньої співпраці з іншими агенціями.

4. Документація іноземців - процедури перевірки права на роботу, надання документів та інформування про зміни умов праці.

5. Модель співпраці та нагляд - визначення того, хто організовує роботу, дає вказівки та відповідає за виконання завдань.

Договір має також визначати, що саме входить у вартість послуги, на яких засадах організовуються проживання і транспорт, якщо вони передбачені, а також як повідомляти про порушення та вирішувати їх. Добре підготовлений договір не замінить дотримання законодавства, але дасть обом сторонам змогу з самого початку знати, які завдання вони мають виконувати і за що відповідають.