Агенція праці помітно дешевша за конкурентів? Самої ціни недостатньо. Компаніям слід знати, з чого складається ставка

Дві агенції пропонують компанії працівників зі схожим профілем, але одна називає помітно нижчу ставку. Сама різниця в ціні не означає, що з пропозицією щось не так. Проте вона має підштовхнути підприємця перевірити, звідки вона береться. Заробітна плата працівника — лише один з елементів калькуляції. Значення мають також внески, спосіб обліку робочого часу та належних доплат, витрати на рекрутинг і кадрове обслуговування, легалізація праці іноземців, а також розподіл обов’язків між агенцією та клієнтом. Порівнюючи пропозиції, варто дивитися не лише на кінцеву ставку, а й на те, чи може постачальник чітко пояснити, із чого вона складається.

Ціна залишається одним із основних критеріїв вибору агенції праці. Це природно — підприємства шукають заощадження й порівнюють пропозиції постачальників. Проблема в тому, що, скажімо, дві схожі на вигляд пропозиції не завжди охоплюють цілком те саме.

Одна агенція може інакше організовувати рекрутинг, мати нижчі адміністративні витрати, працювати у більшому масштабі або закласти нижчу маржу. Отже, різниця в ціні може мати цілком обґрунтовані з бізнесової точки зору причини. Проте якщо вона суттєва, варто поставити кілька додаткових запитань. Яку заробітну плату отримає працівник? Як обліковуватимуться відпрацьовані години та належні доплати? Що саме охоплює ставка агенції? Які обов’язки залишаються на боці підприємства? У разі найму іноземців додається ще й питання легальності праці та належного проведення передбачених процедур.

– Як агенція праці ми бачимо, що компанії сьогодні дуже ретельно аналізують витрати на зайнятість, і це цілком природно. Нижчу ціну саму по собі не слід сприймати як сигнал, що щось не так. Проте варто знати, чим ця різниця зумовлена. Якщо ми говоримо з клієнтом про ставку, то повинні вміти чітко показати, що вона охоплює: яку заробітну плату отримає працівник, як обліковуватиметься його робочий час, за що відповідає агенція, а які обов’язки залишаються на боці клієнта. Завдяки цьому підприємець може справді порівняти пропозиції, а не просто два числа – говорить Анна Джоболда, стратегічний радник відділу рекрутингу Gremi Personal.

Заробітна плата працівника — це не вся ціна послуги

З 1 січня 2026 р. мінімальна заробітна плата в Польщі становить 4806 зл брутто на місяць. Натомість мінімальна погодинна ставка для окремих цивільно-правових договорів, зокрема договорів доручення (umowa zlecenia) та договорів про надання послуг, становить 31,40 зл брутто. Це два різні механізми, тому їх не слід ототожнювати.

Проте заробітна плата не вичерпує вартості забезпечення працівника. Залежно від моделі співпраці та конкретного контракту до неї додаються, зокрема, навантаження, пов’язані із зайнятістю, витрати на рекрутинг, кадрово-розрахункове обслуговування, координацію персоналу чи процеси, пов’язані з легальним наймом іноземців. Тому сама ціна однієї години послуги ще не говорить підприємцеві, як побудовано пропозицію. Значно більше показує лише відповідь на запитання, що саме входить до цієї ціни.

Це має особливе значення у тимчасовій роботі, де обов’язки розподілено між агенцією тимчасової зайнятості та роботодавцем-користувачем. Перед початком співпраці роботодавець-користувач передає агенції, зокрема, інформацію про оплату праці та внутрішні положення щодо оплати праці. Сторони також погоджують обсяг інформації про перебіг роботи, що впливає на розмір заробітної плати тимчасового працівника, а також спосіб і строк її передачі агенції.

Дешевша пропозиція? Спершу варто перевірити, чи ми порівнюємо одне й те саме

Якщо одна з пропозицій помітно відрізняється за ціною від решти, першим кроком не повинно бути припущення, що вона неправильна. Проте варто придивитися до того, чи всі пропозиції справді стосуються однакового обсягу послуг.

Слід точно визначити розподіл обов’язків між агенцією та підприємством. У разі тимчасової роботи частина з них відповідно до закону покладається на роботодавця-користувача. Це стосується, зокрема, забезпечення безпечних і гігієнічних умов праці, надання необхідного робочого одягу та взуття й засобів індивідуального захисту, проведення навчання з охорони праці (BHP) чи ведення обліку робочого часу тимчасового працівника.

Нижча ціна може випливати з обсягу додаткових послуг агенції, способу розрахунку витрат і розміру її маржі. Це не змінює обов’язків, які закон покладає безпосередньо на роботодавця-користувача. Тому лише зіставлення цих елементів дає змогу оцінити, чи порівнювані пропозиції справді можна порівнювати.

– У роботі наших рекрутерів і команд, що обслуговують клієнтів у Gremi Personal, ми бачимо, як багато елементів може впливати на остаточну ціну послуги. Тому сама ставка говорить небагато, якщо не зіставити її з усією моделлю співпраці. Підприємець має знати, за що саме платить, що отримує в межах цієї ціни та які обов’язки залишаються на його боці. Лише тоді можна чесно порівняти пропозиції кількох агенцій – наголошує Анна Джоболда.

У разі найму іноземців з’являється ще один елемент

Особливої уваги потребують пропозиції щодо найму іноземців. З 1 червня 2025 р. діють нові норми щодо умов доручення роботи іноземцям у Польщі. Вони змінили, зокрема, процедури, пов’язані з легалізацією зайнятості, і підвищили значення електронного обслуговування цих процесів.

Для підприємця це означає, що, обираючи агенцію, варто перевірити не лише ціну, а й спосіб проведення процедур, пов’язаних із легальним наймом іноземців. Важливий також статус самого постачальника. Надання послуг агенції зайнятості є регульованою діяльністю, а суб’єкти, що її здійснюють, підлягають внесенню до реєстру агенцій зайнятості. Якщо агенція надає послуги посередництва в працевлаштуванні або тимчасової роботи для іноземців, щодо яких потрібен дозвіл на роботу або заява про доручення роботи, підприємцю слід перевірити, чи агенція отримала відповідну зміну запису в реєстрі агенцій зайнятості. І це ще одна причина, чому вибір постачальника виключно на підставі ставки може не давати повної картини пропозиції.

– Йдеться не про те, щоб компанія обирала дорожчу агенцію лише тому, що вона дорожча. Йдеться про те, щоб вона знала, чому один постачальник може запропонувати ту саму послугу дешевше. Як агенція праці, що щодня працює з працівниками, рекрутерами та підприємствами, ми наголошуємо, що прозора співпраця починається з кількох простих відомостей: скільки отримує працівник, як обліковується його робочий час, за що відповідає агенція, за що — клієнт і що саме охоплює запропонована ціна. Якщо на ці запитання можна чітко відповісти, підприємець має підстави для свідомого порівняння пропозицій – доповнює експертка Gremi Personal.

Для підприємств це на практиці означає просте правило: ставка важлива, але її варто читати разом з умовами, що за нею стоять. Тож під час вибору агенції праці значення має не лише кінцева сума, а й умови зайнятості працівників, спосіб обліку та розрахунку їхньої праці, законність процесів і чіткий розподіл відповідальності між агенцією та клієнтом.