Sygnały ostrzegawcze we współpracy z agencją pracy
Sposób, w jaki agencja zatrudnia pracowników i rozlicza się z nimi, ma znaczenie dla przedsiębiorstwa, które korzysta z ich pracy. Niejasne zasady wynagradzania mogą prowadzić do odejść, a braki w dokumentacji utrudnić terminowe rozpoczęcie pracy. Nieprawidłowości po stronie agencji mogą również skutkować kontrolami, koniecznością odsunięcia pracowników od pracy, odpowiedzialnością w zakresie obowiązków pracodawcy użytkownika oraz stratami wizerunkowymi. Dlatego przy wyborze dostawcy personelu warto sprawdzić, jakie założenia stoją za zaproponowaną niską ceną usługi.
Centrum Analityczne Gremi Personal, na podstawie analizy praktyk rynkowych, wskazało sześć powtarzających się schematów, które pojawiają się we współpracy z agencjami zatrudniającymi cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy. Schematy te zwykle pozwalają agencji zaproponować wyraźnie niższą cenę lub atrakcyjniejszą stawkę dla kandydatów, ale przenoszą ryzyko na pracowników oraz przedsiębiorstwo, które korzysta z ich pracy. Dotyczą one zarówno rozliczeń z pracownikami, jak i organizacji współpracy z przedsiębiorstwem. Warunki oferowane pracownikom powinny być elementem oceny jakości usług agencji: dla firmy produkcyjnej czy centrum logistycznego ich rozbieżność z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia oznacza odejścia pracowników i konieczność wdrażania kolejnych osób.
1. Obniżanie kosztów przez fikcyjny status studenta
Uczeń lub student przed ukończeniem 26 lat, pracujący na umowie zlecenia, jest zwolniony ze składek ZUS. Jego praca jest więc wyraźnie tańsza i właśnie tym niektóre agencje uzasadniają niską cenę swoich usług. Na rynku zdarzają się przypadki potwierdzania statusu studenta fikcyjnymi zaświadczeniami: dokumentami nieistniejących uczelni, podrobionymi zaświadczeniami lub zaświadczeniami o formalnym wpisie na listę studentów bez rzeczywistej nauki.
Zwolnienie ze składek przysługuje wyłącznie przy rzeczywistym statusie studenta. Wygasa z dniem ukończenia lub przerwania nauki albo ukończenia 26 lat i nie ma zastosowania, gdy zlecenie jest wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, u którego dana osoba jest jednocześnie zatrudniona na umowie o pracę. Jeżeli status okaże się fikcyjny, ZUS może naliczyć zaległe składki za cały okres pracy.
Jeżeli oferta agencji opiera się głównie na studentach, przedsiębiorstwo powinno ustalić, w jaki sposób agencja weryfikuje autentyczność zaświadczeń: czy potwierdza status bezpośrednio na uczelni, czy sprawdza, czy uczelnia rzeczywiście istnieje i jest uznawana, oraz jak często aktualizuje dokumenty, np. co semestr. Samo zaświadczenie w aktach pracownika nie gwarantuje, że zwolnienie jest stosowane zgodnie z prawem.
2. Opóźnione zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń
Informacja, że pracownik zostanie zgłoszony do ZUS dopiero po okresie próbnym lub po pierwszym miesiącu pracy, powinna wzbudzić czujność. Ubezpieczenie powstaje od pierwszego dnia pracy, a zgłoszenia dokonuje się w ciągu 7 dni. Okres próbny w ramach umowy o pracę niczego w tym zakresie nie zmienia.
Przy umowie zlecenia istnieją ustawowe wyjątki, np. zwolnienie studentów do 26. roku życia (więcej w punkcie 1) lub sytuacja, w której pracownik posiada inny tytuł do ubezpieczeń (zbieg tytułów) i część składek może nie być naliczana. Wyjątki te zależą od sytuacji konkretnej osoby i powinny być potwierdzone dokumentami, a nie stosowane z założenia wobec wszystkich pracowników.
Dlatego w umowie z agencją warto przewidzieć narzędzia kontroli, np. okresowe przedstawianie zaświadczeń o niezaleganiu w ZUS i urzędzie skarbowym, oświadczenie agencji o wywiązywaniu się z obowiązków ubezpieczeniowych lub prawo do wyrywkowej weryfikacji dokumentów. Samo ustne zapewnienie „wszystkie formalności zostały dopełnione”, nie daje przedsiębiorstwu realnej możliwości kontroli.
3. Część wynagrodzenia poza oficjalnym rozliczeniem
Sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której część uzgodnionego wynagrodzenia nie trafia do dokumentacji płacowej. Sama wypłata gotówką nie przesądza o nieprawidłowości: przy umowie o pracę jest dopuszczalna na wniosek pracownika, a przy umowie zlecenia zależy od ustaleń stron. Nieprawidłowością jest natomiast wypłata kwot, które nie są ujęte w dokumentacji płacowej oraz w rozliczeniu podatków i składek.
Przedsiębiorstwo powinno poprosić agencję o przedstawienie struktury stawki: jaka jej część przypada na wynagrodzenie pracownika, składki i inne koszty zatrudnienia, a jaka stanowi marżę agencji. Jeżeli cena usługi zbliża się do minimalnych kosztów legalnego zatrudnienia lub jest od nich niższa, warto ustalić, w jaki sposób agencja ją osiąga i czy uwzględnia ona pełne koszty wynikające z przyjętego modelu współpracy.
4. Uznawanie pracowników za rezydentów podatkowych Ukrainy, aby nie pobierać polskiego PIT
Niektóre agencje obiecują kandydatom wyższą kwotę netto, bezpodstawnie uznając ich za rezydentów podatkowych Ukrainy i nie pobierając polskiego PIT. Status nierezydenta nie zwalnia jednak sam w sobie z opodatkowania w Polsce. Dochód z pracy wykonywanej na terytorium Polski na rzecz polskiego pracodawcy co do zasady podlega opodatkowaniu w Polsce.
Ponadto rezydencji podatkowej nie można dowolnie wybrać. Wynika ona z rzeczywistych okoliczności: osoba, która przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym lub przeniosła tu ośrodek interesów życiowych, staje się polskim rezydentem podatkowym niezależnie od posiadanego zagranicznego certyfikatu.
Wątpliwości powinna budzić sytuacja, w której agencja masowo uznaje pracowników z Ukrainy za nierezydentów bez analizy ich sytuacji. Jeżeli podatek był bezpodstawnie niepobierany, agencja jako płatnik będzie musiała go uregulować wraz z odsetkami, a pracownicy mogą otrzymać wezwania od organów podatkowych. Dlatego klient agencji powinien ustalić, czy agencja pobiera polski podatek, jaka część pracowników jest rozliczana jako nierezydenci i na jakiej podstawie.
5. Rozbieżności między ofertą pracy a zasadami wynagradzania
Stawka reklamowana w ogłoszeniu może obejmować premię za frekwencję lub wyniki. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy kandydat poznaje warunki jej uzyskania dopiero po rozpoczęciu pracy.
Dla przedsiębiorstwa taka rozbieżność może oznaczać odejścia osób, w których wdrożenie zainwestowano już czas. Warto uzgodnić z agencją treść komunikacji rekrutacyjnej, tak, aby kandydat jeszcze przed przyjazdem wiedział, jaka część wynagrodzenia jest gwarantowana, a od czego zależy pozostała część wypłaty.
6. Zapewnienie, że agencja przejmuje wszystkie obowiązki przedsiębiorstwa
Przy pracy tymczasowej część obowiązków z mocy prawa pozostaje po stronie pracodawcy użytkownika, a ogólna deklaracja agencji o przejęciu „pełnej odpowiedzialności” tego nie zmienia. Przedsiębiorstwo w szczególności zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz przeprowadza instruktaż stanowiskowy, a także prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników tymczasowych na takich samych zasadach jak wobec własnych pracowników i przekazuje te dane agencji do naliczenia wynagrodzenia. Ponadto prowadzi ewidencję wszystkich osób wykonujących u niego pracę tymczasową, również na podstawie umów cywilnoprawnych. Pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownik własny zatrudniony na takim samym stanowisku, a u jednego pracodawcy użytkownika może wykonywać pracę nie dłużej niż 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy.
Przed rozpoczęciem współpracy strony powinny pisemnie ustalić, kto i w jaki sposób realizuje poszczególne zadania, w tym kto zapewnia odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej. Przedsiębiorstwo potrzebuje jasnej informacji, jakie czynności musi wykonać przed dopuszczeniem pracowników do pracy.
Jak ocenić ofertę agencji
Weryfikację partnera warto rozpocząć od podstawowych danych: aktualnego wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia z uprawnieniami odpowiednimi do planowanej usługi, danych w KRS lub CEIDG oraz rachunku bankowego na białej liście podatników VAT. Warto również poprosić o aktualne zaświadczenia o niezaleganiu w ZUS i urzędzie skarbowym.
Następnie należy poprosić agencję o przedstawienie struktury stawki i porównać ją z minimalnymi kosztami legalnego zatrudnienia. Oferty różnych agencji trzeba porównywać przy tych samych założeniach: formie umowy, sposobie opodatkowania i harmonogramie pracy. Jeżeli oferta opiera się na studentach lub pracownikach rozliczanych jako nierezydenci, należy ustalić, jaką część zatrudnionych stanowią i w jaki sposób agencja weryfikuje ich status.
Aby ocenić, czy warunki obiecywane kandydatom odpowiadają rzeczywistemu zatrudnieniu, warto poprosić o wzory ogłoszenia o pracę, umowy z pracownikiem oraz informacji o potrąceniach za zakwaterowanie i dojazd. Warto także zapytać o referencje od innych klientów.
Wreszcie w umowie z agencją należy zapisać podział obowiązków, sposób potwierdzania zgłoszeń pracowników do ubezpieczeń, prawo do wyrywkowej weryfikacji dokumentów oraz zasady rozpatrywania skarg pracowników i wyjaśniania rozbieżności w wypłatach. Przejrzystość tych zasad pozwala przedsiębiorstwu planować obsadę i budżet oraz ocenić, czy współpraca z agencją daje podstawę do stabilnej pracy.