Firma płaci za 12 godzin pracy. Czy pracownik również ma rozliczone 12?
Ewidencja czasu pracy pracowników tymczasowych to nie tylko sprawa agencji. Za jej prowadzenie odpowiada również pracodawca użytkownik
Dane z bramek wejściowych wskazują 12 godzin obecności w zakładzie. Sama obecność na terenie zakładu nie przesądza jeszcze, że całe 12 godzin stanowi czas pracy. Jeżeli jednak harmonogram, ewidencja czasu pracy oraz dane operacyjne potwierdzają pełną 12-godzinną zmianę, a raport przyjęty jako podstawa naliczenia wynagrodzenia obejmuje mniej godzin, taka rozbieżność wymaga wyjaśnienia. Nie jest to wyłącznie problem payrollu zewnętrznego dostawcy. W modelu pracy tymczasowej pracodawca użytkownik ma własny, ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego. Nieprowadzenie wymaganej ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego może skutkować grzywną od 1 tys. do 30 tys. zł. Dla zakładów produkcyjnych, centrów logistycznych i magazynów oznacza to, że dane operacyjne powinny być regularnie uzgadniane z ewidencją czasu pracy oraz z informacjami przekazywanymi agencji, które wpływają na prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń pracownika.
Dlaczego ewidencja czasu pracy jest również ryzykiem klienta
W pracy tymczasowej formalnym pracodawcą pozostaje agencja pracy tymczasowej, ale obowiązki związane z organizacją pracy są podzielone. To pracodawca użytkownik wyznacza zadania, kontroluje ich wykonanie i organizuje pracę w swoim zakładzie. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nakłada na niego także obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w zakresie i na zasadach obowiązujących jego własnych pracowników.
Nie wystarczy więc założenie, że skoro wynagrodzenie nalicza i wypłaca agencja, pełna odpowiedzialność za dane o czasie pracy pozostaje po jej stronie. Agencja i pracodawca użytkownik powinni ponadto pisemnie uzgodnić zakres informacji dotyczących przebiegu pracy, które mają wpływ na wynagrodzenie pracownika tymczasowego, a także sposób i termin ich przekazywania agencji. Agencja potrzebuje rzetelnych informacji, aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia, natomiast klient powinien dysponować własną ewidencją odpowiadającą rzeczywistemu przebiegowi pracy. Brak takiej ewidencji po stronie pracodawcy użytkownika może skutkować wysoką grzywną.
Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że ewidencja czasu pracy nie jest tym samym co lista obecności. Powinna obejmować m.in. liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dni wolne i nieobecności. Dane z kontroli dostępu mogą być ważnym źródłem weryfikacji, ale same nie zastępują kompletnej ewidencji wymaganej przepisami.
Kiedy różnica w liczbie godzin staje się sygnałem ostrzegawczym
Sama 12-godzinna zmiana nie przesądza o naruszeniu prawa. Może być dopuszczalna w odpowiednim systemie i rozkładzie czasu pracy. Również 12 godzin obecności zarejestrowanej przez system wejść i wyjść nie musi oznaczać 12 godzin czasu pracy, ponieważ znaczenie ma to, czy pracownik w tym czasie pozostawał w dyspozycji pracodawcy oraz jakie przerwy obowiązywały w danym systemie pracy. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy rzeczywisty czas wykonywania pracy nie znajduje odzwierciedlenia w ewidencji albo gdy dane z kilku systemów pozostają ze sobą sprzeczne. Przykładem jest sytuacja, w której system wejść i wyjść, harmonogram brygady oraz dane produkcyjne łącznie wskazują na pełną zmianę, a dokument stanowiący podstawę rozliczenia pracownika wykazuje mniejszą liczbę godzin.
Rozbieżność może dotyczyć nie tylko łącznej liczby godzin. Znaczenie mają również godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, praca w nocy, nadgodziny, przerwy, dni wolne oraz sposób rekompensowania pracy ponad ustalony wymiar. Samo to, że liczba godzin wykazana na fakturze dla klienta różni się od liczby godzin przyjętej do naliczenia wynagrodzenia pracownika, nie przesądza jeszcze o naruszeniu prawa. Sposób fakturowania wynika z relacji handlowej między klientem i agencją. Różnica powinna jednak mieć jasne, udokumentowane uzasadnienie wynikające z modelu rozliczeń oraz ewidencji czasu pracy. Jeżeli rozbieżność nie daje się wyjaśnić albo rzeczywisty czas pracy nie został prawidłowo uwzględniony przy naliczeniu wynagrodzenia, może powstać ryzyko pracownicze, finansowe i kontrolne, w tym roszczenia o niedopłatę wynagrodzenia, korekty rozliczeń, skargi do PIP, wzrost rotacji oraz utrata zaufania do dostawcy.
Problem ma także wymiar operacyjny. Nieprawidłowe dane zniekształcają koszt godziny pracy, produktywność zmiany i porównanie ofert agencji. Firma może uznać jednego dostawcę za bardziej konkurencyjnego, choć niższa cena nie wynika z efektywności, lecz z niepełnego rozliczania czasu pracy lub dodatków.
Co widzą rekruterzy i opiekunowie pracowników agencji
– Rozbieżność godzin bardzo szybko przestaje być wyłącznie sprawą kadrowo-płacową. Pracownik porównuje grafik, własne notatki i otrzymane wynagrodzenie. Jeśli nie potrafi uzyskać jasnego wyjaśnienia, spada zaufanie do agencji i firmy, w której wykonuje pracę. W Gremi Personal jako międzynarodowej agencji pracy widzimy, że przejrzyste rozliczenie godzin ma bezpośredni wpływ na retencję, frekwencję i stabilność obsady. Nasi rekruterzy oraz opiekunowie pracowników muszą mieć dostęp do spójnych danych, ponieważ nawet najlepsza rekrutacja nie zabezpieczy procesu, jeżeli ludzie odchodzą z powodu niejasnych rozliczeń – mówi Anna Dzhobolda, Doradca Strategiczny Działu Rekrutacji w Gremi Personal.
Doświadczenie agencji jest istotne zwłaszcza w zakładach pracujących zmianowo, gdzie jednocześnie funkcjonują dane z systemów kontroli dostępu, planowania produkcji, harmonogramów brygadzistów i narzędzi kadrowych. Każdy z tych systemów może służyć innemu celowi, dlatego nie powinno się automatycznie zakładać, że wskazuje identyczny czas pracy. Powtarzające się lub niewyjaśnione różnice wymagają jednak kontroli, zanim staną się podstawą błędnego payrollu.
– Pracownik tymczasowy powinien wiedzieć, ile godzin zostało mu rozliczonych, z czego wynika wypłata i do kogo może zgłosić niezgodność. Po stronie klienta równie ważne jest ustalenie, kto zatwierdza czas pracy, kto przekazuje dane agencji i w jakim terminie korygowane są błędy. W praktyce Gremi Personal przejrzysty proces wymiany danych między zakładem, agencją i pracownikiem jest jednym z warunków stabilnej współpracy. To szczególnie ważne przy zatrudnianiu cudzoziemców, dla których niejasność dokumentów lub wynagrodzenia może dodatkowo zwiększać poczucie niepewności – dodaje Anna Dzhobolda.
Jak sprawdzić, czy czas pracy jest prawidłowo ewidencjonowany i rozliczany
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie jednego, udokumentowanego procesu zatwierdzania czasu pracy. Musi on określać źródła danych, osoby odpowiedzialne po stronie klienta i agencji, terminy zamknięcia okresu rozliczeniowego oraz zasady korekty rozbieżności. Kluczowe znaczenie ma możliwość prześledzenia drogi informacji od rzeczywiście wykonanej zmiany do ewidencji czasu pracy i danych przekazywanych agencji w celu naliczenia wynagrodzenia, a następnie do rozliczenia z klientem. Poszczególne wartości nie muszą być identyczne, ale każda różnica powinna wynikać z jasno określonych zasad rozliczeń i być możliwa do udokumentowania.
W praktyce kontrola powinna obejmować regularne porównanie ewidencji z harmonogramami zmian oraz, pomocniczo, z danymi z bramek wejściowych i systemów operacyjnych. Szczególnej uwagi wymagają korekty dokonywane ręcznie, powtarzające się różnice na tych samych zmianach, niezgodności dotyczące pracy nocnej i nadgodzin oraz sytuacje, w których różnica między godzinami stanowiącymi podstawę faktury a godzinami przyjętymi do payrollu nie ma udokumentowanego uzasadnienia. Dobrą praktyką jest również okresowa weryfikacja, czy dane przekazane agencji zostały prawidłowo uwzględnione w rozliczeniu pracowników, z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. Taka kontrola może opierać się na raportach kontrolnych, danych zagregowanych lub odpowiednio uregulowanym w umowie audycie, zamiast na swobodnym dostępie klienta do indywidualnych pasków wynagrodzeń. Pracownikom warto jednocześnie zapewnić prosty kanał zgłaszania niezgodności.
W umowie z agencją warto precyzyjnie określić sposób przekazywania danych, odpowiedzialność za ich zatwierdzanie, zakres i zasady audytu, jeżeli strony przewidują takie uprawnienie, oraz termin usunięcia błędów. Nie chodzi o przejęcie przez klienta funkcji płacowej agencji, lecz o wykonanie własnego obowiązku ewidencyjnego i sprawdzenie, czy model współpracy nie tworzy luki pomiędzy tym, co dzieje się na zmianie, a tym, co trafia do rozliczenia.
Najniższa stawka nie pokazuje pełnego kosztu personelu
Ewidencja czasu pracy jest jednym z obszarów, w których pozornie atrakcyjna cena usługi może wiązać się z ryzykiem niepełnego rozliczenia świadczeń należnych pracownikowi lub z przyszłym ryzykiem po stronie klienta. Jeżeli dostawca nie potrafi wykazać, w jaki sposób uzgadnia czas pracy, nalicza dodatki i koryguje rozbieżności, sama stawka godzinowa nie daje podstaw do rzetelnego porównania ofert.
Dojrzały proces zakupowy usług personalnych powinien obejmować nie tylko cenę, dostępność kandydatów i tempo uzupełniania obsady, ale także weryfikację wpisu do KRAZ, modelu zatrudnienia, zasad naliczania wynagrodzeń i składek, legalności pracy cudzoziemców oraz ewidencji czasu pracy.