Agencja pracy zajmie się wszystkim? 5 zapisów w umowie, które mogą uchronić firmę przed kosztownymi błędami

Pracownicy gotowi do pracy, dokumenty przygotowane, formalności po stronie agencji. Takie zapewnienia mogą przekonać przedsiębiorcę, który pilnie potrzebuje dodatkowych osób do zespołu. Problem w tym, że podpisanie umowy z agencją nie zwalnia firmy ze wszystkich obowiązków. Za błędy w ewidencji czasu pracy, przekroczenie limitów pracy tymczasowej czy nieprawidłowości w organizacji pracy odpowiedzialność może ponosić również przedsiębiorca korzystający z usługi. Centrum Analityczne Gremi Personal wskazuje pięć obszarów, które warto sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy.

Cena usługi, liczba dostępnych pracowników i termin ich rozpoczęcia pracy to zwykle pierwsze kwestie omawiane podczas wyboru agencji. W produkcji, logistyce czy magazynowaniu, gdzie obsadę trzeba niekiedy uzupełnić w krótkim czasie, sprawna rekrutacja ma duże znaczenie. Nie powinna jednak przesłaniać warunków samej współpracy.

W przypadku pracy tymczasowej część obowiązków spoczywa na agencji, a część bezpośrednio na przedsiębiorcy, który korzysta z pracy zatrudnionych osób. Niektóre wynikają wprost z przepisów i nie można przenieść ich na drugą stronę samym zapisem w umowie. Dlatego przed jej podpisaniem warto przyjrzeć się pięciu obszarom.

1. Bezpieczeństwo pracy - czy umowa jasno określa obowiązki firmy i agencji?

Agencja pracy tymczasowej jest formalnym pracodawcą, ale to pracodawca użytkownik odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu wykonywania pracy. Dotyczy to m.in. wyposażenia stanowiska oraz zapewnienia wymaganych środków ochrony indywidualnej.

Przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić, jak będą realizowane obowiązki związane ze szkoleniami BHP, badaniami lekarskimi i przygotowaniem pracownika do wykonywania konkretnych zadań. Szczególnie ważny jest instruktaż stanowiskowy, uwzględniający zagrożenia występujące w danym zakładzie. Jeżeli dojdzie do wypadku, znaczenie będzie miało nie tylko to, kto formalnie zatrudnia pracownika, lecz także czy warunki pracy były prawidłowe i czy każda ze stron wykonała swoje obowiązki.

2. Ewidencja czasu pracy - czy godziny na fakturze odpowiadają rzeczywistej pracy?

W przypadku pracowników tymczasowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy użytkowniku. Dane te są istotne zarówno dla prawidłowego naliczania wynagrodzeń, jak i rozliczeń z agencją.

Warto ustalić, w jaki sposób rejestrowane są przepracowane godziny, kto zatwierdza dane oraz jak przekazywane są one agencji. Dotyczy to również pracy w godzinach nadliczbowych, nocnych czy w dni wolne. Rozbieżności między harmonogramami, systemami rejestracji wejść i wyjść a dokumentacją przekazywaną do rozliczenia mogą prowadzić do sporów i konieczności korygowania należności. Zasady obiegu i weryfikacji danych powinny być określone jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

3. Limit 18 miesięcy - czy zmiana agencji oznacza, że czas pracownika tymczasowego liczy się od nowa?

Co do zasady, jedna osoba może wykonywać pracę tymczasową na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika przez maksymalnie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Ustawa przewiduje szczególne rozwiązanie dla pracy wykonywanej w zastępstwie nieobecnego pracownika.

Istotne jest to, że zmiana agencji nie zeruje wykorzystanego limitu. Jeżeli pracownik był wcześniej kierowany do tego samego przedsiębiorstwa przez innego dostawcę, okresy te należy uwzględnić przy ustalaniu dopuszczalnego czasu pracy.

Pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową, obejmującej daty rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przekroczenie ustawowych limitów może prowadzić do odpowiedzialności za wykroczenie. Dlatego przedsiębiorca powinien zadbać o bieżące monitorowanie okresów pracy, niezależnie od informacji przekazywanych przez agencję.

4. Legalność pracy cudzoziemców - czy zapewnienie agencji wystarczy?

Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Reguluje ona m.in. zasady uzyskiwania zezwoleń na pracę oraz obowiązki podmiotów zatrudniających cudzoziemców.

W przypadku pracy tymczasowej, wiele formalności związanych z zatrudnieniem i legalizacją pracy realizuje agencja jako podmiot powierzający pracę. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca powinien poprzestać na ogólnym zapewnieniu o prawidłowości dokumentacji. Przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić zasady potwierdzania uprawnień do wykonywania pracy, udostępniania dokumentów oraz przekazywania informacji o zmianach warunków zatrudnienia. Przepisy przewidują m.in. obowiązek przekazania pracodawcy użytkownikowi, na jego wniosek, kopii odpowiedniego zezwolenia na pracę lub oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego. Jasne procedury pozwalają ograniczyć ryzyko skierowania do pracy osoby, której dokumenty nie odpowiadają faktycznym warunkom zatrudnienia.

5. Outsourcing, a może praca tymczasowa - czy nazwa umowy odpowiada rzeczywistości?

To jeden z najważniejszych obszarów, szczególnie gdy przedsiębiorca korzysta z usług określanych jako outsourcing pracowniczy. Sama nazwa umowy nie przesądza o charakterze współpracy. Jeżeli osoby skierowane do firmy wykonują zadania pod bieżącym kierownictwem jej pracowników, według ustalanych przez nią harmonogramów i poleceń, może to wskazywać na cechy pracy tymczasowej, nawet jeśli usługa została nazwana outsourcingiem.

W rzeczywistym outsourcingu usług to dostawca co do zasady samodzielnie organizuje sposób realizacji powierzonych zadań i odpowiada za ich wykonanie. Przy ocenie modelu współpracy znaczenie ma jednak całokształt okoliczności, a nie pojedynczy zapis czy sposób wydawania poleceń. Nieprawidłowe zakwalifikowanie współpracy może prowadzić do kontroli, sporów oraz konieczności oceny obowiązków wynikających z przepisów o pracy tymczasowej. Dlatego jeszcze przed podpisaniem umowy należy sprawdzić, jak w praktyce będzie wyglądało zarządzanie pracą i nadzór nad zatrudnionymi osobami.

Pięć ustaleń, które warto mieć na piśmie

– Dobra współpraca z agencją nie polega na tym, że przedsiębiorca przestaje interesować się formalnościami. Powinien dokładnie wiedzieć, za co płaci, jakie obowiązki przejmuje dostawca, a które nadal pozostają po jego stronie. Im precyzyjniej zostanie to ustalone na początku, tym mniejsze ryzyko nieporozumień przy rozliczeniach, kontrolach czy zmianach organizacji pracy. Dla profesjonalnej agencji, przejrzysty podział odpowiedzialności również jest korzystny – wskazuje Tomaš Bogdevič, dyrektor generalny Gremi Personal.

Przed podpisaniem umowy warto zadbać o pięć konkretnych ustaleń:

1. BHP i przygotowanie do pracy - podział czynności związanych ze szkoleniami, badaniami, wyposażeniem stanowisk i zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy.

2. Czas pracy i rozliczenia - sposób prowadzenia ewidencji, przekazywania danych, zatwierdzania godzin oraz wyjaśniania rozbieżności.

3. Kontrola limitów zatrudnienia - zasady monitorowania okresów pracy tymczasowej, także w przypadku wcześniejszej współpracy z innymi agencjami.

4. Dokumentacja cudzoziemców - procedury weryfikacji uprawnień, udostępniania dokumentów i informowania o zmianach warunków pracy.

5. Model współpracy i nadzór - określenie, kto organizuje pracę, wydaje polecenia i odpowiada za realizację zadań.

Umowa powinna także wskazywać, co dokładnie obejmuje cena usługi, na jakich zasadach organizowane są zakwaterowanie i transport, jeśli zostały przewidziane, oraz jak zgłaszać i rozwiązywać nieprawidłowości. Dobrze przygotowana umowa nie zastąpi przestrzegania przepisów, ale pozwoli obu stronom od początku wiedzieć, jakie zadania mają wykonać i za co odpowiadają.