Agencja pracy wyraźnie tańsza od konkurencji? Sama cena to za mało. Firmy powinny wiedzieć, skąd bierze się stawka

Dwie agencje oferują firmie pracowników o podobnym profilu, ale jedna przedstawia wyraźnie niższą stawkę. Sama różnica w cenie nie oznacza, że z ofertą jest coś nie tak. Powinna jednak skłonić przedsiębiorcę do sprawdzenia, skąd się bierze. Wynagrodzenie pracownika to tylko jeden z elementów kalkulacji. Znaczenie mają również składki, sposób rozliczania czasu pracy i należnych dodatków, koszty rekrutacji i obsługi kadrowej, legalizacja pracy cudzoziemców oraz podział obowiązków między agencją a klientem. Przy porównywaniu ofert warto patrzeć nie tylko na końcową stawkę, ale także na to, czy dostawca potrafi jasno wyjaśnić, co się na nią składa.

Cena pozostaje jednym z podstawowych kryteriów wyboru agencji pracy. To naturalne - przedsiębiorstwa szukają oszczędności i porównują oferty dostawców. Problem w tym, że przykładowo dwie podobnie wyglądające oferty nie zawsze obejmują dokładnie to samo.

Jedna agencja może inaczej organizować rekrutację, mieć niższe koszty administracyjne, pracować na większą skalę albo przyjąć niższą marżę. Różnica w cenie może więc mieć całkowicie uzasadnione biznesowo przyczyny. Jeżeli jednak jest znacząca, warto zadać kilka dodatkowych pytań. Jakie wynagrodzenie otrzyma pracownik? Jak będą rozliczane przepracowane godziny i należne dodatki? Co dokładnie obejmuje stawka agencji? Jakie obowiązki pozostają po stronie przedsiębiorstwa? W przypadku zatrudniania cudzoziemców dochodzi jeszcze kwestia legalności pracy i prawidłowego przeprowadzenia wymaganych procedur.

– Jako agencja pracy widzimy, że firmy bardzo dokładnie analizują dziś koszty zatrudnienia i jest to zupełnie naturalne. Sama niższa cena nie powinna być traktowana jako sygnał, że coś jest nie tak. Warto jednak wiedzieć, z czego ta różnica wynika. Jeżeli rozmawiamy z klientem o stawce, powinniśmy umieć jasno pokazać, co ona obejmuje: jakie wynagrodzenie otrzyma pracownik, jak będzie rozliczany jego czas pracy, za co odpowiada agencja, a jakie obowiązki pozostają po stronie klienta. Dzięki temu przedsiębiorca może rzeczywiście porównać oferty, a nie tylko dwie liczby – mówi Anna Dzhobolda, doradca strategiczny działu rekrutacji w Gremi Personal.

Wynagrodzenie pracownika to nie cała cena usługi

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi w Polsce 4806 zł brutto miesięcznie. Minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych, m.in. umów zlecenia i umów o świadczenie usług, wynosi natomiast 31,40 zł brutto. Są to dwa różne mechanizmy, dlatego nie należy ich ze sobą utożsamiać.

Wynagrodzenie nie wyczerpuje jednak kosztu zapewnienia pracownika. W zależności od modelu współpracy i konkretnego kontraktu dochodzą do niego m.in. obciążenia związane z zatrudnieniem, koszty rekrutacji, obsługi kadrowo-płacowej, koordynacji personelu czy procesów związanych z legalnym zatrudnianiem cudzoziemców. Dlatego sama cena jednej godziny usługi nie mówi jeszcze przedsiębiorcy, jak została skonstruowana oferta. Znacznie więcej pokazuje dopiero odpowiedź na pytanie, co dokładnie mieści się w tej cenie.

Ma to szczególne znaczenie przy pracy tymczasowej, gdzie obowiązki są podzielone między agencję pracy tymczasowej i pracodawcę użytkownika. Przed rozpoczęciem współpracy pracodawca użytkownik przekazuje agencji m.in. informacje dotyczące wynagrodzenia za pracę oraz wewnętrznych regulacji dotyczących wynagradzania. Strony uzgadniają również zakres informacji dotyczących przebiegu pracy, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia pracownika tymczasowego, oraz sposób i termin ich przekazywania agencji.

Tańsza oferta? Najpierw warto sprawdzić, czy porównujemy to samo

Jeżeli jedna z ofert wyraźnie odbiega cenowo od pozostałych, pierwszym krokiem nie powinno być zakładanie, że jest nieprawidłowa. Natomiast warto przyjrzeć się kwestii, czy wszystkie oferty rzeczywiście dotyczą tego samego zakresu usługi.

Należy dokładnie ustalić podział obowiązków pomiędzy agencją a przedsiębiorstwem. W przypadku pracy tymczasowej część z nich z mocy prawa należy do pracodawcy użytkownika. Dotyczy to m.in. zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, dostarczenia wymaganej odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, przeprowadzenia szkoleń BHP czy prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego.

Niższa cena może wynikać z zakresu dodatkowych usług agencji, sposobu rozliczenia kosztów oraz wysokości jej marży. Nie zmienia to obowiązków, które ustawa nakłada bezpośrednio na pracodawcę użytkownika. Dlatego dopiero zestawienie tych elementów pozwala ocenić, czy porównywane oferty rzeczywiście są porównywalne.

– W pracy naszych rekruterów i zespołów obsługujących klientów w Gremi Personal widzimy, jak wiele elementów może wpływać na ostateczną cenę usługi. Dlatego sama stawka niewiele mówi, jeśli nie zestawimy jej z całym modelem współpracy. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, za co dokładnie płaci, co otrzymuje w ramach tej ceny i jakie obowiązki pozostają po jego stronie. Dopiero wtedy można uczciwie porównać oferty kilku agencji – podkreśla Anna Dzhobolda.

Przy zatrudnianiu cudzoziemców dochodzi kolejny element

Szczególnej uwagi wymagają oferty dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące warunków powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce. Zmieniły one m.in. procedury związane z legalizacją zatrudnienia i zwiększyły znaczenie elektronicznej obsługi tych procesów.

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że przy wyborze agencji warto sprawdzić nie tylko cenę, ale również sposób prowadzenia procedur związanych z legalnym zatrudnieniem cudzoziemców. Istotny jest też status samego dostawcy. Świadczenie usług agencji zatrudnienia jest działalnością regulowaną, a podmioty prowadzące taką działalność podlegają wpisowi do rejestru agencji zatrudnienia. Jeżeli agencja świadczy usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, dla których wymagane jest zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu pracy, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy agencja uzyskała odpowiednią zmianę wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia. A to kolejny powód, dla którego wybór dostawcy wyłącznie na podstawie stawki może nie dawać pełnego obrazu oferty.

– Nie chodzi o to, żeby firma wybierała droższą agencję tylko dlatego, że jest droższa. Chodzi o to, żeby wiedziała, dlaczego jeden dostawca może zaoferować tę samą usługę taniej. Jako agencja pracy działająca na co dzień z pracownikami, rekruterami i przedsiębiorstwami podkreślamy, że przejrzysta współpraca zaczyna się od kilku prostych informacji: ile otrzymuje pracownik, jak rozliczany jest jego czas pracy, za co odpowiada agencja, za co klient i co dokładnie obejmuje przedstawiona cena. Jeśli można na te pytania jasno odpowiedzieć, przedsiębiorca ma podstawy do świadomego porównania ofert – uzupełnia ekspertka Gremi Personal.

Dla przedsiębiorstw oznacza to w praktyce prostą zasadę: stawka jest ważna, ale warto czytać ją razem z warunkami, które za nią stoją. Przy wyborze agencji pracy znaczenie ma więc nie tylko końcowa kwota, lecz także warunki zatrudnienia pracowników, sposób ewidencjonowania i rozliczania ich pracy, legalność procesów oraz jasny podział odpowiedzialności pomiędzy agencją i klientem.