Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca – rodzaje i jak je uzyskać?

Zatrudnienie pracownika spoza Unii Europejskiej wymaga dopełnienia konkretnych formalności, a od 2025 roku zasady te wyglądają zupełnie inaczej niż jeszcze rok wcześniej. Podstawowym dokumentem jest co prawda dalej zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, ale zmieniła się procedura jego uzyskania, która została w pełni zelektronizowana. Przepisy zaostrzyły też obowiązki pracodawców. Wyjaśniamy, jakie są rodzaje zezwoleń, jak zatrudnić cudzoziemca zgodnie z prawem, i na co uważać, by legalizacja pracy cudzoziemców przebiegła bez błędów.

Co zmieniła nowa ustawa w kontekście zezwolenia na pracę dla cudzoziemca?

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która zastąpiła wcześniejsze przepisy ustawy o promocji zatrudnienia.

Najważniejsze zmiany dla pracodawcy to:

• pełna cyfryzacja – wnioski o zezwolenie na pracę i oświadczenia składa się już wyłącznie przez portal praca.gov.pl;

• zniesienie testu rynku pracy – odpadł obowiązek uzyskiwania tzw. opinii, co samo w sobie znacznie skróciło procedurę;

• krótsze terminy powiadomień – szybciej trzeba zawiadamiać o niepodjęciu pracy, jej przerwaniu lub wcześniejszym zakończeniu (okres skrócono z 3 do 2 miesięcy);

• wyższe kary – za powierzenie pracy bez wymaganych dokumentów grozi grzywna w wysokości minimum 6000 zł;

• więcej kontroli – Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna zyskały szersze uprawnienia kontrolne.

Rodzaje zezwoleń na pracę

Tu pojawia się ważny niuans nazewniczy. Przez lata mówiło się o zezwoleniach typu A, B, C, D, E. Od 1 stycznia 2026 r. urzędowe nazwy się zmieniły, choć logika podziału została zachowana.

Najpopularniejszym rozwiązaniem – zwłaszcza w produkcji, logistyce i przetwórstwie – jest dawne zezwolenie na pracę typ A, które obecnie stało się „zezwoleniem na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę”. Dotyczy ono sytuacji, w której cudzoziemiec pracuje na podstawie umowy z firmą mającą siedzibę w Polsce.

[TABLE omitted]

Większość zezwoleń wydaje wojewoda. Wyjątkiem jest zezwolenie sezonowe, o które wnioskuje się w powiatowym urzędzie pracy. Dawne zezwolenie na pracę typ A wydawane jest standardowo na okres do 3 lat.

Oświadczenie zamiast zezwolenia – uproszczona ścieżka

Nie zawsze pełne pozwolenie na pracę w Polsce jest konieczne. Dla obywateli wybranych państw – między innymi Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji i Armenii – działa uproszczona procedura oparta na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy. Rejestruje się je w powiatowym urzędzie pracy, a praca na tej podstawie może trwać do 24 miesięcy. To rozwiązanie szybsze i tańsze, dlatego w branżach zatrudniających pracowników ze Wschodu jest wykorzystywane zdecydowanie najczęściej. Oświadczenie nie obejmuje pracy sezonowej.

Jak zatrudnić cudzoziemca krok po kroku?

Prawidłowa legalizacja pracy cudzoziemców, mimo elektronizacji, wymaga uwagi. Jak to zrobić poprawnie?

• Ustal podstawę legalizacji – sprawdź, czy wystarczy oświadczenie, czy potrzebne jest zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, oraz jakiego rodzaju.

• Załóż konto na praca.gov.pl – pracodawca składa wniosek elektronicznie, z podpisem elektronicznym, do właściwego urzędu.

• Skompletuj dokumenty – zakres wymaganych załączników określa rozporządzenie; warunki pracy i wynagrodzenie nie mogą być mniej korzystne niż dla porównywalnych stanowisk, a płaca nie niższa od minimalnej.

• Poczekaj na decyzję wojewody – każdy wniosek jest zawsze rozpatrywany indywidualnie.

• Zawrzyj umowę i dopełnij obowiązków informacyjnych – pracodawca przekazuje urzędowi kopię umowy w języku polskim przed powierzeniem pracy oraz przedstawia cudzoziemcowi jej tłumaczenie na zrozumiały dla niego język.

Trzeba też pamiętać o jednej rzeczy, którą łatwo przeoczyć: zezwolenie legalizuje wyłącznie pracę, a nie pobyt. Cudzoziemiec musi dodatkowo mieć ważny tytuł pobytowy – odpowiednią wizę lub kartę pobytu.

[TABLE omitted]

Legalne pozwolenie na pracę w Polsce – dlaczego warto powierzyć formalności specjalistom?

Jak widać, prawidłowe pozwolenie na pracę w Polsce to nie jest pojedynczy dokument, lecz cały proces – z terminami, obowiązkami informacyjnymi i ryzykiem dotkliwych kar przy pomyłce. Dla firmy, która zatrudnia kilku czy kilkudziesięciu pracowników z zagranicy, samodzielne pilnowanie tych procedur potrafi obciążyć dział kadr.

Najwięcej problemów bierze się z drobiazgów – przekroczonego terminu powiadomienia, niedopasowanego tytułu pobytowego, braku kopii umowy w aktach. Powierz formalności wyspecjalizowanemu partnerowi!