Ustawa o ochronie sygnalistów – co oznacza dla pracodawców?

25 września 2024 roku wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków. Polska dołącza do krajów Unii Europejskiej, które zaimplementowały dyrektywę dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Nowe przepisy mają kluczowe znaczenie dla firm, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Definicja sygnalisty

Na początek warto odpowiedzieć sobie na pytanie: kogo właściwie chroni nowe prawo? Zgodnie z ustawą, sygnalistą jest “osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą”. Definicja ta obejmuje zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, a także tych świadczących pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne.

W tym momencie trzeba też podkreślić, że ustawa dotyczy osób, które dowiedziały się o nieprawidłowościach przed nawiązaniem stosunku pracy (np. w trakcie procesu rekrutacyjnego) oraz byłych pracowników i kontraktorów firmy. Oznacza to, że ochroną należy objąć także kandydatów oraz ludzi, którzy już nie pracują w przedsiębiorstwie.

Przedmiot zgłoszenia sygnalisty

Aby zrozumieć realny wpływ nowego prawa na działalność polskich firm, warto zapoznać się z kategoriami zgłoszeń uwzględnionymi w ustawie. Zgodnie z dyrektywą unijną, zgłoszenia z następujących dziesięciu dziedzin są objęte ochroną prawną:

• zamówienia publiczne,
• usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
• bezpieczeństwo transportu,
• ochrona środowiska,
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
• bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt,
• zdrowie publiczne,
• ochrona konsumentów,
• ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych.

Dodatkowo w polskim projekcie ustawy znalazły się jeszcze cztery sfery:

• korupcja,
• interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
• konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z innymi wskazanymi dziedzinami.

Mając wiedzę o tych kategoriach, możemy zająć się procesem wdrażania procedur zgłoszeniowych.

Wdrożenie wewnętrznych procedur zgłaszania

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego (do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiedniego organu publicznego), albo zgłoszenia wewnętrznego. Zgodnie z nowymi przepisami, każda organizacja zatrudniająca minimum 50 pracowników jest zobowiązana do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości wewnątrz firmy. Przepisy obejmują zarówno pracowników zatrudnionych na umowy o pracę, jak i osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

Kluczowe elementy tych procedur to:

• wyznaczenie jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych,
• zapewnienie poufności i ochrony tożsamości sygnalistów,
• prowadzenie postępowań wyjaśniających w ramach zgłoszonych naruszeń,
• wdrożenie mechanizmów chroniących sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

Kanały zgłaszania nieprawidłowości

Ustawa wymaga od pracodawców udostępnienia kilku form kanałów zgłaszania, które będą łatwo dostępne dla wszystkich pracowników i osób współpracujących z organizacją. Mogą to być zarówno kanały elektroniczne, jak i zgłoszenia ustne, np. przez telefon czy podczas bezpośredniego spotkania.

Pracodawcy mają również obowiązek umożliwienia składania anonimowych zgłoszeń, jeżeli uznają to za właściwe. Jednak niezależnie od polityki firmy, w przypadku gdy tożsamość sygnalisty, który pierwotnie działał anonimowo zostanie ujawniona, musi on zostać objęty pełną ochroną określoną w ustawie.

Ochrona sygnalistów przed odwetem

Jednym z najważniejszych aspektów ustawy jest ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy. Ochrona ta obowiązuje od momentu zgłoszenia nieprawidłowości i obejmuje między innymi:

• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• odmowę nawiązania stosunku pracy,
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
• przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
• przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty,
• inne przejawy niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania.

Co więcej, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, by dowieść że działania które podjął, nie były działaniami odwetowymi. Dodatkowo ochroną objęte są też osoby powiązane z sygnalistą, a także pomagające mu w dokonaniu zgłoszenia.

Sankcje dla pracodawców

Przepisy przewidują surowe kary za nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z ustawy. Przewinienie określone w ustawie to:

• uniemożliwienie lub znaczące utrudnianie dokonania zgłoszenia,
• podjęcie działań odwetowych,
• ujawnienie tożsamości sygnalisty lub osób powiązanych,
• brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Pracodawcy, którzy uniemożliwiają dokonania zgłoszenia lub podejmą działania odwetowe wobec sygnalistów, mogą zostać ukarani grzywną, ograniczeniem wolności lub nawet karą pozbawienia wolności do 3 lat. Nieco mniej surowe kary dotyczą ujawniania tożsamości sygnalisty i nieustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Wnioski dla przedsiębiorców

Nowa ustawa nakłada na pracodawców obowiązek nie tylko wdrożenia odpowiednich procedur, ale także zapewnienia, że będą one efektywnie egzekwowane. Warto już teraz rozpocząć przygotowania, aby dostosować wewnętrzne regulacje do nowych wymogów. Kluczowe jest, aby procedury były przejrzyste i zgodne z dobrymi praktykami, co pozwoli na szybkie reagowanie na nieprawidłowości oraz minimalizowanie ryzyka dla firmy.