Skuteczny onboarding pracownika jak go przeprowadzić?

Nieudane wdrożenie może wpływać na wyraźny spadek efektywności pracownika, a także doprowadzić do jego odejścia. Niestety ten błąd wciąż popełnia wielu menedżerów w Polsce. Każde kolejne odejście to dodatkowe koszty i ryzyko niedoborów na stanowisku roboczym. Jak temu zaradzić? Kluczem jest skuteczny onboarding pracownika. Sprawdź, jak powinien wyglądać.

Onboarding – to co?

Zacznijmy od tego, co to znaczny onboarding. W prostym tłumaczeniu z języka angielskiego to „wchodzenie na pokład” i oznacza wdrożenie nowego pracownika do firmy ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki jego stanowiska oraz spoczywających na nim obowiązków. Współcześnie termin ten powszechnie stosowany jest w HR i obejmuje szereg działań związanych z wprowadzeniem pracownika w struktury organizacji. Od skuteczności tego procesu zależy to, jak szybko podwładny odnajdzie się w nowej rzeczywistości i na jakim poziomie będzie wykonywał swoje obowiązki. Warto więc zaplanować onboarding w najdrobniejszych detalach, a następnie dołożyć wszelkich starań, aby proces zachodził prawidłowo.

Co powinien obejmować onboarding?

Każda firma ma swoją własną specyfikę, jednak sam onboarding to proces uniwersalny, który powinien obejmować przede wszystkim:

• zarys historii firmy oraz sylwetek osób pełniących najważniejsze funkcje,
• omówienie procedur i procesów firmowych, w tym obiegu dokumentów itd.,
• przedstawienie struktury i kultury organizacyjnej,
• wskazanie wartości i celów firmy w krótkiej i długiej perspektywie,
• przedstawienie wzorcowej ścieżki kariery dla danego stanowiska,
• szczegółowe omówienie zakresu obowiązków,
• zapoznanie z zasadami obsługi sprzętu firmowego,
• przedstawienie wszystkich działów w firmie,
• zapoznanie z bezpośrednimi współpracownikami i przełożonymi,
• załatwienie wszelkich formalności, w tym protokół odbioru sprzętu itd.

Skuteczny proces ondboardingu pracownika – krok po kroku

Poniżej w kilku krokach przedstawiono ścieżkę wzorcowego onboardingu pracownika, przy czym poszczególne etapy mogą różnic się w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa oraz jego struktury. Poniższe wytyczne warto potraktować jako bazę do przygotowania indywidualnych procedur i procesów wdrożeniowych. Nasi eksperci pomagają w tym zakresie, dlatego zachęcamy do bezpośredniego kontaktu.

1. Poinformowanie kandydata o podjęciu współpracy – pierwszym krokiem jest nawiązanie kontaktu z kandydatem i poinformowaniu go o pomyślnym przejściu rekrutacji i chęci nawiązania współpracy, po czym następuje podpisanie umowy na wynegocjowanych wspólnie warunkach.

2. Przygotowanie i organizacja stanowiska pracy – po podpisaniu umowy należy przygotować stanowisko pracy, biorąc pod uwagę niezbędne narzędzia i sprzęt, np. elektronikę, odzież BHP czy stworzenie imiennej skrzynki mailowej, dzięki czemu skraca się proces wdrożenia pracownika do pełnienia określonych obowiązków.

3, Wyznaczenie tzw. Buddy’ego – w języku angielskim przyjęło się, że Buddy to osoba wspierającego nowego pracownika w pierwszych dniach czy tygodniach, w tym nadzorująca proces onboardingu. Wyznacz ją spośród pracowników, którzy mają odpowiednie kwalifikacje i wysoko rozwinięte kompetencje miękkie, a także doskonale orientują się w zadaniach na danym stanowisku.

1. Przedstawienie współpracownikom, przełożonym i innym członkom organizacji – proces ten odbywa się na kilku płaszczyznach, w tym drogą elektroniczną poprzez przesłanie maili do wszystkich pracowników o zatrudnieniu danej osoby, a także poprzez osobiste przedstawienie bezpośrednim współpracownikom i przełożonym, a także innym osobom, z którymi w strukturze firmy nowy pracownik będzie miał kontakt.

2. Precyzyjne określenie obowiązków i odpowiedzialności – nowy pracownik od pierwszego dnia powinien mieć szczegółowe informacje na temat swoich obowiązków oraz zadań, a także potencjalnego rozszerzenia ich w przyszłości. Zmniejsza to ryzyko ewentualnych nieporozumień.

3. Ocena efektywności onboardingu – po wyznaczonym czasie na wdrożenie należy ocenić jego skuteczność i zasadność. Polega to na przeprowadzeniu wywiadu z pracownikiem czy też ankiety, która pozwoli na określenie poziomu znajomości współpracowników, obowiązków oraz rzetelności wykonywanych zadań. Zebrane dane należy wykorzystać do ciągłego usprawniania procesu onboardingu w firmie.

Jaki błędów należy unikać?

Realia rynku pracy się zmieniają, dlatego proces onboardingu powinien być na bieżąco weryfikowany i aktualizowany pod kątem jego skuteczności i czytelności. Należy unikać takich błędów jak:

• nadmierne sformalizowanie procesu i zasypywanie pracownika zbędnymi informacjami na starcie,
• przeszacowanie czasu niezbędnego do wdrożenia pracownika, np. nadmierne jego wydłużenie lub uwzględnienie zbyt krótkiej perspektywy,
• pozostawienie pracownika samemu sobie bez żadnych wskazówek i wytycznych,
• brak feedbacku w trakcie onboardingu oraz po jego przeprowadzeniu,
• brak wiedzy, czasu i narzędzi do przeprowadzenia skutecznego onboardingu, np. słaba jakość szkoleń lub niejasne procesy.

Skuteczny onboarding pracownika sprawi, że jego aktywność i produktywność od pierwszego dnia będą stały na wysokim poziomie. Szybciej odnajdzie się w nowych realiach oraz stanie się ważnym członkiem zespołu. Wpływa to również na pozytywny wizerunek firmy na rynku pracy. Jako eksperci ds. HR doskonale rozumiemy, że każdy proces onboardingu powinien być dopracowany w najdrobniejszych szczegółach.

Inspiracje:

• https://www.forbes.com/advisor/business/onboarding-best-practices
• https://www.ey.com/pl_pl/insights/workforce/onboarding-pracownika-na-czym-polega-i-jak-go-przeprowadzic
• https://www.money.pl/gospodarka/skuteczny-onboarding-klucz-do-efektywnej-adaptacji-pracownikow-7136107634997856a.html