Zadzwoń:

+48-585-859-000
RO Romanian

Jak obliczyć koszt uzyskania przychodu pracownika?

Centrum Analityczne Gremi Personal
Obliczenie kosztów uzyskania przychodów przez pracownika jest niezwykle ważne dla prawidłowego ustalenia rzeczywistego dochodu generowanego przez daną osobę. To podstawa do naliczenia zobowiązania podatkowego. W tym artykule zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje, jak obliczyć koszy…

Obliczenie kosztów uzyskania przychodów przez pracownika jest niezwykle ważne dla prawidłowego ustalenia rzeczywistego dochodu generowanego przez daną osobę. To podstawa do naliczenia zobowiązania podatkowego. W tym artykule zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje, jak obliczyć koszy uzyskania przychodu pracownika w 2026 roku. To musisz wiedzieć.

Co to są koszty uzyskania przychodu pracownika?

Koszty uzyskania przychodu pracownika to wydatki ponoszone w celu osiągnięcia danego przychodu. Koszty te wpływają na obniżenie należności podatkowych, a ich wysokość w większości przypadków jest precyzyjnie regulowana przez prawo, w tym Ustawę PIT. Kwota określana jest ryczałtem i może odliczyć ją każdy pracownik niezależnie od tego, czy rzeczywiście poniósł jakiekolwiek koszty i jaka była ich wysokość. Pomniejszenie przychodu o koszty jego uzyskania jeszcze przed odliczeniem innych ulg podatkowych ma miejsce w przypadku umów pracowniczych takich jak:

  • umowa o pracę,
  • umowa o pracę nakładczą,
  • stosunek służby,
  • spółdzielczy stosunek pracy itp.

Koszty uzyskania przychodu – jak liczyć?

To, jak liczyć koszty uzyskania przychodu pracownika, regulują przepisy polskiego prawa. Wpływ na ich wysokość ma m.in. to, czy zakład pracy mieści się w miejscowości zamieszkania pracownika czy poza nią. W przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych pod uwagę bierze się miejsce rzeczywiście wykonywanej pracy, a nie siedzibę firmy, jeżeli ta znajduje się w innej miejscowości. Jednocześnie wymiar pracy ani liczba dni przepracowanych w danym miesiącu nie mają wpływu na wysokość kosztów uzyskania przychodów.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku pracownika miejscowego

W przypadku wykonywania pracy w miejscowości zamieszkania miesięczny koszt uzyskania przychodu pracownika wynosi 250 zł, a roczny nie więcej niż 3000 zł z jednej umowy lub 4500 zł w przypadku świadczenia pracy na rzecz więcej niż jednego pracodawcy. O tyle można obniżyć roczny przychód jeszcze przed uwzględnieniem przysługujących pracownikowi ulg podatkowych.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku pracownika dojeżdżającego

Pracownik wykonujący pracę w innym miejscu niż miejscowość zamieszkania, który nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, może odliczyć ryczałtowe koszty uzyskania przychodu w miesięcznej wysokości 300 zł, jednak nie więcej niż 3600 zł rocznie. Przy świadczeniu stosunku pracy na podstawie więcej niż jednej umowy roczny limit wzrasta do 5400 zł. Jeżeli jednak pracownik dojeżdżający pobiera dodatek za rozłąkę, to ryczałtowe koszty uzyskania przychodu są jednakowe, jak w przypadku pracowników miejscowych.

Koszty autorskie u pracownika

W przypadku pracowników wykonujących pracę twórczą, w tym działa autorskie, i przekazujących do nich prawa pracodawcom, mogą przysługiwać tzw. koszty autorskie. Ich wysokość to aż 50% przychodu związanego z przekazaniem praw autorskich na pracodawcę. Oznacza to, że w tym przypadku pracownicze koszty uzyskania przychodu będą zdecydowanie wyższe, co znacznie obniży roczne zobowiązanie podatkowe. Limit dla tych kosztów to 120 000 zł rocznie. Jeżeli rzeczywiste koszty są wyższe, to można przyjąć koszty faktycznie poniesione, jednak wymaga to skrupulatnego udokumentowania zgodnie z przepisami.

Wyższe koszty uzyskania przychodów dla dojeżdżających pracowników

Okazuje się, że koszt uzyskania przychodu przez pracownika nie zawsze musi być rozliczany ryczałtowo. Są sytuacje, w których pracownik może odliczyć od przychodów wyższe stawki, niż wskazują na to ustawowe limity. Obejmuje to osoby, które ponoszą wydatki na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu: kolejowego, autobusowego, promowego lub komunikacji miejskiej i są one wyższe niż kwoty ustanowione ryczałtem.

W takiej sytuacji możliwe jest rozliczenie faktycznie poniesionych kosztów, jednak warunkiem jest precyzyjne udokumentowanie każdego wydatku imiennymi biletami okresowymi. Reguluje to art. 22 ust. 11. wspominanej już Ustawy PIT.

Koszty uzyskana przychodu pracownika przy innych umowach

Warto zwrócić uwagę na to, że nie tylko umowa o pracę czy umowa o pracę nakładczą dają możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu pracownika w celu zmniejszenia obowiązku podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami możliwość ta obejmuje także:

  • umowy zlecenia i umowy o dzieło – 20% przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika ze środków podatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne,
  • umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontrakty menedżerskie i umowy o podobnym charakterze – przepisy takie jak przy umowach o pracę,
  • przychody z tytułu pełnienia obowiązków obywatelskich lub społecznych – przepisy takie jak przy umowach o pracę.

Obecnie nie ma możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu w przypadku rozliczania się w oparciu o ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ustawa PIT nie przewiduje takiej możliwości. Ta zarezerwowana jest dla pracowników rozliczających się na zasadach ogólnych (12% i 32%) lub według stawki liniowej 19%.

Inspiracje:

Zobacz również:




      Pobierz materiał analityczny